Assistant Administratif Bilingue H/F - Sciences Po
- Paris - 75
- CDD
- Sciences Po
Les missions du poste
Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 13 500 étudiants, 1 000 salariés de droits privés, 300 membres de la faculté permanente et 4 300 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label « Égalité professionnelle » (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification Top Employer (2025 et 2026).
Le programme Erasmus+ constitue l'épine dorsale de la politique européenne de coopération de Sciences Po, notamment sur l'animation de la mobilité étudiante.
Le Centre Europe met en oeuvre le programme Erasmus+ et en particulier le bureau Erasmus + au sein duquel le poste est ouvert afin d'assurer la mise en oeuvre administrative de la mobilité de près de 650 étudiants à ce jour. La volumétrie est croissante d'une année à l'autre.
Sous la responsabilité du Directeur du Centre Europe et de la Cheffe de projet Erasmus+, le/la Chargé(e) de gestion des programmes Erasmus+ contribue à la mise en oeuvre, au suivi et au développement des dispositifs de mobilité internationale de l'institution.
À ce titre, il/elle contribue à la gestion administrative et financière des projets Erasmus+ financés par la Commission européenne, accompagne les bénéficiaires tout au long de leur mobilité et participe au pilotage opérationnel des programmes. Il/elle veille au respect des règles de gestion et de conformité applicables aux financements européens et contribue à la qualité de l'expérience offerte aux étudiants, enseignants et personnels participants.
Principales responsabilités :
- Gestion et suivi des projets Erasmus+
- Assurer la gestion opérationnelle des projets Erasmus+ Mobilité de l'enseignement supérieur (AC 131 - Union européenne) et Mobilité internationale de crédits (AC 171) ;
- Veiller au respect des obligations contractuelles, administratives et financières associées aux financements européens ;
- Participer à la préparation des candidatures, rapports intermédiaires et rapports finaux destinés à l'Agence Erasmus+ ;
- Contribuer au suivi des indicateurs de réalisation et à l'évaluation des projets ;
- Participer à l'amélioration continue des procédures de gestion et des outils de suivi.
- Gestion financière et conformité
- Assurer le suivi budgétaire des projets en lien avec la Cheffe de projet ;
- Préparer et contrôler les opérations liées au versement des aides à la mobilité ;
- Vérifier la conformité des dossiers administratifs et financiers des bénéficiaires ;
- Réaliser les rapprochements comptables nécessaires au suivi des financements ;
- Contribuer à la préparation des audits, contrôles et demandes de justification émanant des autorités de financement.
- Accompagnement des bénéficiaires
- Informer et accompagner les étudiants, enseignants et personnels administratifs participant aux programmes ;
- Assurer le suivi individuel des bénéficiaires avant, pendant et après leur mobilité ;
- Organiser les rendez-vous de préparation et de clôture des mobilités ;
- Répondre aux demandes d'information et assurer un suivi régulier des participants, en français comme en anglais ;
- Garantir la qualité et la complétude des dossiers administratifs.
- Gestion des données et reporting
- Contribuer à administrer les données relatives aux mobilités sur les plateformes de gestion européennes et institutionnelles ;
- Assurer la fiabilité des données nécessaires au pilotage des projets et aux obligations de reporting ;
- Contribuer à la production des tableaux de bord et des analyses permettant le suivi des activités et des financements.
- Communication et animation des programmes
- Participer à la valorisation des opportunités de mobilité auprès des étudiants et des partenaires ;
- Proposer des mises à jour les supports d'information et les ressources destinées aux participants ;
Le programme Erasmus+ constitue l'épine dorsale de la politique européenne de coopération de Sciences Po, notamment sur l'animation de la mobilité étudiante.
Le Centre Europe met en oeuvre le programme Erasmus+ et en particulier le bureau Erasmus + au sein duquel le poste est ouvert afin d'assurer la mise en oeuvre administrative de la mobilité de près de 650 étudiants à ce jour. La volumétrie est croissante d'une année à l'autre.
Sous la responsabilité du Directeur du Centre Europe et de la Cheffe de projet Erasmus+, le/la Chargé(e) de gestion des programmes Erasmus+ contribue à la mise en oeuvre, au suivi et au développement des dispositifs de mobilité internationale de l'institution.
À ce titre, il/elle contribue à la gestion administrative et financière des projets Erasmus+ financés par la Commission européenne, accompagne les bénéficiaires tout au long de leur mobilité et participe au pilotage opérationnel des programmes. Il/elle veille au respect des règles de gestion et de conformité applicables aux financements européens et contribue à la qualité de l'expérience offerte aux étudiants, enseignants et personnels participants.
Principales responsabilités :
- Gestion et suivi des projets Erasmus+
- Assurer la gestion opérationnelle des projets Erasmus+ Mobilité de l'enseignement supérieur (AC 131 - Union européenne) et Mobilité internationale de crédits (AC 171) ;
- Veiller au respect des obligations contractuelles, administratives et financières associées aux financements européens ;
- Participer à la préparation des candidatures, rapports intermédiaires et rapports finaux destinés à l'Agence Erasmus+ ;
- Contribuer au suivi des indicateurs de réalisation et à l'évaluation des projets ;
- Participer à l'amélioration continue des procédures de gestion et des outils de suivi.
- Gestion financière et conformité
- Assurer le suivi budgétaire des projets en lien avec la Cheffe de projet ;
- Préparer et contrôler les opérations liées au versement des aides à la mobilité ;
- Vérifier la conformité des dossiers administratifs et financiers des bénéficiaires ;
- Réaliser les rapprochements comptables nécessaires au suivi des financements ;
- Contribuer à la préparation des audits, contrôles et demandes de justification émanant des autorités de financement.
- Accompagnement des bénéficiaires
- Informer et accompagner les étudiants, enseignants et personnels administratifs participant aux programmes ;
- Assurer le suivi individuel des bénéficiaires avant, pendant et après leur mobilité ;
- Organiser les rendez-vous de préparation et de clôture des mobilités ;
- Répondre aux demandes d'information et assurer un suivi régulier des participants, en français comme en anglais ;
- Garantir la qualité et la complétude des dossiers administratifs.
- Gestion des données et reporting
- Contribuer à administrer les données relatives aux mobilités sur les plateformes de gestion européennes et institutionnelles ;
- Assurer la fiabilité des données nécessaires au pilotage des projets et aux obligations de reporting ;
- Contribuer à la production des tableaux de bord et des analyses permettant le suivi des activités et des financements.
- Communication et animation des programmes
- Participer à la valorisation des opportunités de mobilité auprès des étudiants et des partenaires ;
- Proposer des mises à jour les supports d'information et les ressources destinées aux participants ;
Le profil recherché
Formation et expérience
- Diplôme de minimum niveau Bac +3 en affaires européennes, relations internationales, gestion de projets, administration publique ou domaine équivalent ;
- Première expérience professionnelle dans la gestion de programmes internationaux, de projets financés sur fonds publics ou de dispositifs de mobilité académique ;
- Une expérience du programme Erasmus+ ou plus largement des financements européens constitue un atout significatif.
Compétences
- Solides capacités d'organisation et de gestion simultanée de plusieurs dossiers
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et aisance avec les bases de données et outils de suivi
- Bonne compréhension des enjeux budgétaires et administratifs liés à la gestion de projets financés
- Capacité à interpréter et appliquer des procédures réglementaires complexes ;
- Excellente expression écrite et orale en français
- Très bonne maîtrise de l'anglais (niveau C1 minimum)
- Qualités personnelles
- Sens des responsabilités et grande rigueur
- Esprit d'initiative et autonomie
- Capacité d'analyse et de résolution de problèmes
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service
- Aptitude à évoluer dans un environnement international, multiculturel et exigeant
- Goût du travail collaboratif et de la coordination transversale
- Diplôme de minimum niveau Bac +3 en affaires européennes, relations internationales, gestion de projets, administration publique ou domaine équivalent ;
- Première expérience professionnelle dans la gestion de programmes internationaux, de projets financés sur fonds publics ou de dispositifs de mobilité académique ;
- Une expérience du programme Erasmus+ ou plus largement des financements européens constitue un atout significatif.
Compétences
- Solides capacités d'organisation et de gestion simultanée de plusieurs dossiers
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et aisance avec les bases de données et outils de suivi
- Bonne compréhension des enjeux budgétaires et administratifs liés à la gestion de projets financés
- Capacité à interpréter et appliquer des procédures réglementaires complexes ;
- Excellente expression écrite et orale en français
- Très bonne maîtrise de l'anglais (niveau C1 minimum)
- Qualités personnelles
- Sens des responsabilités et grande rigueur
- Esprit d'initiative et autonomie
- Capacité d'analyse et de résolution de problèmes
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service
- Aptitude à évoluer dans un environnement international, multiculturel et exigeant
- Goût du travail collaboratif et de la coordination transversale