Assistant de Direction - Ref 100837 - Cu le Havre Seine Metropole H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES ET DES MARCHES

ASSISTANT DE DIRECTION F/H

Cadre d'emplois des rédacteurs

Missions

Assurer le secrétariat du directeur et des chefs des services juridique et des marchés :
Organiser et suivre les agendas
Organiser les réunions : réservations de salles, convocations des participants
Gérer les courriers, notes, informations et courriels : réception, mise en forme, diffusion, suivi et traitement
Accueillir le public physiquement et téléphoniquement

Assurer la tenue et le suivi des outils, indicateurs et tableaux de bord de la direction :
Classer les études juridiques et les courriers
Renseigner les tableaux de suivi de l'activité des services juridique et des marchés
Assurer la tenue du tableau des contentieux du service juridique
Suivre et dispatcher les délibérations de la ville de Montivilliers via Webdelib

Gérer l'instruction et le suivi des référés préventifs :
Réceptionner les demandes de référés via Télérecours et les dispatcher au service concerné
Communiquer les pièces à l'expert

Gérer la plateforme Télérecours
Assurer le paramétrage
Réceptionner les Télérecours et les dispatcher
Diffuser les mémoires et pièces sur Télérecours

Assurer la représentation ou être le référent pour la direction des Affaires juridiques et des marchés dans les domaines suivants :
Référent ENT 365
Mise en forme, publication et diffusion de la lettre d'actualité juridique et marchés
Référent du plan de continuité d'activité administratif
Correspondant transition écologique
Référent ARchives et Gestion documentaire Organisée (ARGO) pour les archives numériques

Assurer le suivi de l'archivage de la direction des Affaires juridiques et des marchés :
Appliquer les dispositions légales en matière d'archivage
Faire et envoyer les bordereaux d'élimination ou de versement aux archives municipales

Assurer le remplacement de l'assistante administrative et financière en cas d'absence
Gérer les factures sur le logiciel Grand Angle
Gérer les logiciels RH
Gérer les actes d'engagement juridiques, protocoles et procédures de médiation


Lieu, jours et horaires de travail
Hôtel de la Communauté - 19 rue Georges Braque au Havre
Temps complet du lundi au vendredi - 36h hebdomadaires + RTT

Compétences requises
Maîtrise des techniques de secrétariat
Connaissances en matière de gestion de budget et de comptabilité
Connaissance en matière de référés préventifs
Connaissances de la structure et du fonctionnement de l'administration
Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (E-Temptation, Grand Angle, Trafic, Xfiles, Télérecours, ENT 365...)
Aisance rédactionnelle
Capacité à répondre aux sollicitations diverses
Polyvalence et disponibilité
Aptitude à organiser son travail et à anticiper
Esprit d'initiative
Discrétion
Sens du travail en équipe