Gestionnaire des Affectations en Lycée 75019 H/F - Rectorat de Paris

Le gestionnaire est directement rattaché à la cheffe du bureau des affectations lycée et travaille en étroite collaboration avec tous les autres agents du service, ainsi que les autres services du Rectorat de Paris : DIL et DSI ainsi qu'avec la communauté scolaire parisienne.

Au sein du bureau des affectations en lycée, la gestionnaire assure le bon déroulement des affectations en voie professionnelle, en collaboration avec les gestionnaires de la voie générale et technologique et le SAIO. Elle est également en relation avec les chefs d'établissement, les familles et l'ensemble de la communauté éducative (PSY-EN, CIO, inspecteurs, assistantes sociales, conseillères pédagogiques). Elle travaille quotidiennement avec différents services du rectorat : service médical, cellule harcèlement, MLDS, CASNAV et service de l'école inclusive.

Elle assure également des permanences quotidiennes à l'accueil du Rectorat afin d'informer et d'accompagner les familles dans leurs démarches d'affectation en lycée.

Missions principales

Accueil, information et accompagnement du public

• Informer et accompagner les familles dans les procédures d'affectation, classiques ou spécifiques
• Assurer les permanences à l'accueil du Rectorat
• Traiter les courriers et appels téléphoniques des usagers à partir de réponses adaptées
• Gérer les messageries académiques, le formulaire « Parents contactez-nous ! » et la plateforme DAFNE dédiée aux demandes d'affectation

Organisation et gestion des affectations collectives via AFFELNET LYCEE

• Vérifier la complétude des dossiers et saisir les données dans AFFELNET ;
• Assurer la gestion de la commission relative au droit au retour en formation (« éducation récurrente ») : organisation matérielle, convocations, suivi des dossiers et affectations
• Participer aux commissions d'affectation individuelle après la procédure AFFELNET
• Procéder aux affectations des élèves admis en cursus spécifiques et de ceux relevant de la commission d'affectation médicale prioritaire

Gestion des affectations individuelles hors session via DAFNE

• Rescolariser les élèves exclus à la suite d'un conseil de discipline ;
• Vérifier les places disponibles auprès des établissements et assurer le suivi des places vacantes ;
• Instruire les demandes de changement d'établissement, les soumettre au DASEN et assurer la réaffectation ou la notification des décisions aux familles ;
• Être référente d'un personnel de renfort contractuel pendant la session d'affectation (accompagnement et formation).

Missions annexes

• Classement, archivage et distribution du courrier ;
• Vérification des justificatifs de domicile d'environ 500 collégiens entrant en seconde dans le cadre de la campagne de vérification des adresses sur Démarches Simplifiées.

Des missions ponctuelles peuvent également être confiées en fonction du calendrier, de la charge de travail du bureau et des besoins de la division.

Connaissances

• Connaissance du système éducatif et plus particulièrement de l'organisation des collèges et des lycées
• Appétence et aisance pour les outils de gestion informatique
• Maîtriser les outils bureautiques Word, Excel et les applications métiers utilisés
• Savoir rédiger: utilisation des messageries et contacts directs avec les partenaires usagers

Savoir faire

• Capacité à travail en équipe
• Aisance avec le public
• Sens de la rigueur et de l'organisation

Savoir être

• Qualités relationnelles : aisance dans la communication, sens de la diplomatie et de la médiation
• Aptitude à s'adapter aux diverses situations, aux consignes et aux urgences
• Sens de l'initiative
• Faire preuve de loyauté dans l'exercice de ses fonctions
• Discrétion