Secrétaire de Direction H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LYON
- Lyon 7e - 69
- Fonctionnaire
- Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LYON
Les missions du poste
Le cabinet de la Direction Interrégionale est composé de trois entités : le Bureau des Affaires Générales (BAG), l'accueil et le pôle de gestion du parc automobile.
Le secrétariat de direction fait partie du BAG avec le service logistique. La mission principale du BAG est de garantir, en lien avec le Département Budget et Finances, des conditions de travail satisfaisantes pour les personnels du siège.
Le secrétaire de direction travail seul, sous la supervision du chef du BAG. Sa fonction première est l'accompagnement de l'équipe de direction (directeur, directeur adjoint et secrétaire général) pour la gestion de leurs emplois du temps et du courrier.
Le secrétaire de direction est, avec l'agent d'accueil, l'interlocuteur privilégié des agents travaillant au sein du siège de la direction interrégionale. Il est le garant d'une communication fluide et sécurisée entre la direction et les services de la DISP, mais également entre les services entre eux.
Composition et effectifs du service
9 agents
Le secrétaire de direction est chargé :
- de la gestion du courrier et du téléphone
- de la prise de rendez-vous et l'organisation des agendas de la direction (DI/DIA/SG)
- de la rédaction de comptes rendus et courriers
- de la préparation de dossiers dans le cadre de réunions
- de la préparation des salles de réunion (rangement, installation de matériels, eau, café, collations ...)
- diverses tâches logistiques (mise à jour de la signalétique des bureaux / gestion des clés...)
- de la préparation des permanences hebdomadaires
- du suivi des demandes d'intervention (récompenses, contraventions)
- de la gestion budgétaire (budget, contraventions, ...)
- du suivi des habilitations (cartes accueil, délégations de signature, ...)
Nombre d'agents à encadrer
A B C ✔ Sans objet
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)
Ordinateur portable et logiciels.
Votre hiérarchie
. Chef de BAG
. Chef de Cabinet
Vos interlocuteurs métiers
- secrétariat du DGAP
- secrétariat des 19 établissements pénitentiaires du ressort
- chefs d'établissement et les directeurs de SPIP
- prestataires extérieurs
Le profil recherché
Connaissances
Outils bureautique et logiciels associés
Savoir-faire
Capacité d'organisation / d'adaptation
Capacité à travailler en équipe
Savoir-être
Discrétion
Rigueur
Bon relationnel
Adaptabilité