Responsable Administratif du Pôle Formation H/F - Service Public

Composé de 12 agents, sous la responsabilité du ou de la responsable administratif·ve du pôle,

Le pôle formation-scolarité est composé du service de la scolarité, du secrétariat des départements et du secrétariat de la Direction de la Formation.

Le service de la scolarité assure la gestion des procédures de recrutements des étudiants en formation initiale (ingénieurs, architectes, master...), de leurs inscriptions administratives et du suivi de leurs dossiers administratifs.

Le secrétariat de la Direction de la Formation a en charge la gestion administrative de toutes les décisions concernant la formation, ainsi que l'organisation des différents jurys et de la session de rattrapage des examens.

Le secrétariat des départements a en charge tout le quotidien des formations (emplois du temps, gestion des conventions de stage, etc...) pour les étudiants en formation initiale.

POSTE PERENNE OUVERT A TOUS LES STATUTS

Mission principale
Assurer la gestion de la scolarité, de l'inscription à la délivrance des diplômes, et coordonner l'activité adm. des 3 composantes du pôle Formation-Scolarité.
Activités principales
Management :
Encadrer et animer l'équipe du pôle Formation-Scolarité. Coordonner les activités des 3 services : Scolarité, Secrétariat de la DF et Secrétariat des départements.
Scolarité :
Informer, conseiller et orienter les étudiants. Gérer la collecte et la justification des absences. Délivrer certificats, attestations et diplômes ; organiser la cérémonie de remise des diplômes pour la partie relevant de la scolarité. Gérer le volet social : éventuels fonds de bourses (ex. subvention de l'Eurométropole), commissions d'exonération des droits d'inscription, communication sur les aides d'urgence et accompagnement des étudiants dans leurs démarches. Répondre aux enquêtes statistiques institutionnelles. Assurer les remontées demandées par les adm. ext. .
Recrutement et admission :
Organiser les entretiens des candidats en 1re, 2e et 3e année en lien avec le service Admissions du Groupe INSA. Organiser les campagnes de candidature des transferts inter-INSA avec le service Admissions du Groupe INSA. Participer aux commissions d'admission inter-INSA. Organiser les concours d'admission en 4e année (ingénieur, architecte, double cursus architecte-ingénieur), ainsi que l'admission au Master ASPU et à l'Habilitation à la Maîtrise d'oeuvre. Organiser le concours national de recrutement des étudiants en architecture et gérer leur admission. Veiller au bon déroulement des inscriptions adm. : accès de tous les étudiants à l'application de préinscription, procédures de vérification et de validation des préinscriptions, contrôles de fiabilisation des données collectées. Assister et conseiller la DF en matière de stratégie de recrutement.
Promotion du Groupe INSA et de l'école :
Participer à la promotion de l'école lors de la JPO. Organiser et assurer la promotion du Groupe INSA lors des salons et forums. Assurer le suivi budgétaire des opérations liées au recrutement et aux manifestations de promotion en lien avec le Groupe INSA. Participer aux réunions internes, nationales avec le Groupe INSA (service Admissions - SAGI) et locales
Direction de la Formation :
Participer à la cellule handicap de l'établissement pour les étudiants et les accompagner dans les démarches. Participer aux instances de l'établissement. Participer à l'organisation, à la tenue et au suivi des Conseils des études : préparation de l'ODJ et des documents associés, rédaction des PV et relevés de conclusions, suivi. Assurer la résolution des situations problématiques et un rôle de conseil.
Secrétariat des départements : résolution des situations problématiques et un rôle de conseil.
Activités transverses
Interface avec tous les services de l'établissement, veille règlementaire et juridique, Contrôler l'application de la règlementation, participer gestion des recours

Connaissances, savoirs :

Techniques de management
Gestion des groupes et des conflits
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
Connaissances juridiques générales, notamment droit administratif, finances publiques
Environnement professionnel
Connaissance du cadre juridique des études et examens dans l'enseignement supérieur
Techniques de communication
Connaissances juridiques générales
Connaissances informatiques générales
Méthodologie de conduite de projet

Savoir-faire :

Inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Encadrer et animer une équipe
Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
Conduire des entretiens
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Déléguer
Evaluer et hiérarchiser les besoins
Accompagner les changements
Maitriser les outils informatiques et si possible les applications métiers de la scolarité
Rédiger des notes ou des documents
Concevoir des tableaux de bords
Savoir gérer les aléas
Elaborer des éléments de langage et des synthèses

Savoir-être :

Capacité de décision
Capacité prospective
Rigueur, fiabilité
Réactivité
Sens relationnel
Disponibilité
Gestion du stress
Sens de l'initiative
Sens de la confidentialité
Capacité prospective
Sens de l'organisation

Niveau d'études (avec précision éventuelle de la spécialité) :licence au minimum

Langue (et niveau demandé): l'anglais niveau B2 serait un plus, sans être une condition