Assistant - Assistant en Gestion Administrative et Financière H/F - Ensosp Aix en Provence

Vos activités principales:
Le(la) titulaire du poste assure la gestion et le suivi administratif et financier de la division des moyens généraux en lien étroit avec le chef de division et les chefs de service. Il(elle) veille au respect des procédures budgétaires et du Code de la commande publique. Il(elle) contribue activement à la coordination entre les services afin d'assurer la bonne exécution financière des marchés et la fiabilité des données financières.

Gestion et suivi administratif:
- Gérer et traiter le courrier (saisie, enregistrement,...).
- Gérer les réunions (planification et organisation, préparation des dossiers, rédaction et diffusion des comptes rendus).
- Assurer la rédaction, saisie, diffusion des notes et courriers.
- Participer à la gestion administrative des marchés publics.
- Assurer le suivi de l'activité administrative de la division (déplacements, arrivées/départs, .) et gérer les plannings de la division (suivi des présences, astreintes,...).
- Classer et archives des dossiers, des documents.
- Assurer la mise à jour et l'alimentation de l'intranet de la division.

Gestion et suivi financier:
- Préparer le budget initial et les budgets rectificatifs en lien avec le chef de division et les chefs de service
- Assurer la gestion des achats et dépenses, depuis l'expression du besoin jusqu'au paiement final des prestataires.
- Assurer le suivi d'exécution budgétaire des marchés de travaux (états d'acompte, DGD,...).
- Suivre et mettre à jour l'inventaire physique de la division.
- Suivre les Restes à Payer (RAP) et garantir leur fiabilité en lien avec le service financier.
- Renseigner et mettre à jour les tableaux de bord de suivi financier de la division ; Vérifier la bonne exécution budgétaire de la division et alerter en cas d'écart significatif.
- Réaliser le bilan de l'exercice en vue de la préparation du budget N+1 et proposer des ajustements si nécessaire.
- Assurer la gestion des immobilisations de la division.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
- S'adapter à des interlocuteurs variés et des besoins hétérogènes ;
- Développer des relations transversales en interne et avec les prestataires / fournisseurs externes ;
- Savoir être autonome
- Faire preuve de rigueur et de discrétion professionnelle
- Régime horaire : 38 heures hebdomadaires (flexibles) donnant droit à 16 jours ARTT supplémentaires ;
- Télétravail possible ;
- Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles ;
- Prise en charge d'une partie de la protection sociale complémentaire et de la restauration.

Votre environnement professionnel

Activités du service :
La division des moyens généraux fait partie du département du Secrétariat Général au sein de l'Ensosp.
Elle assure la gestion du parc immobilier, la gestion du parc de véhicules, ainsi que le soutien logistique et technique de l'ensemble des services de l'Ensosp.
Cette division est organisée en deux services, le service immobilier et le service de la gestion logistique.

Composition et effectifs du service :
La division des moyens généraux est composée de 17 agents : 2 cat A, 3 cat B, 12 cat C.
Un poste d'alternant est également rattaché à la division des moyens généraux.

Liaisons hiérarchiques :
- N+1 : Chef de la division des moyens généraux
- N + 2 : Secrétaire général

Liaisons fonctionnelles
Les chefs de service immobilier et gestion logistique de la division
En relation avec tous les services et divisions de l'ENSOSP
En relation avec les prestataires liés aux marchés

Experience: Débutant accepté

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Techniques de gestion administrative,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement post-secondaire non supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.