Assistant Administratif H/F - Departement du Finistere

La DTAS du Pays de Brest pour son pôle prévention protection de l'enfance recrute un secrétaire gestionnaire de dossiers (H/F).

Les fonctions de l'agent s'exercent au sein du service chargé du suivi des mineurs confiés du Pays de Brest.
En lien avec le cadre chargé du suivi des mineurs confiés et les assistants d'unité,
Il assure l'accueil téléphonique auprès des usagers du service, ainsi que le secrétariat des agents de son unité de travail.
Il assure la gestion administrative et numérique des dossiers des mineurs qui lui sont affectés.
Les missions et les fonctions dévolues au poste sont susceptibles d'adaptations en fonction de l'évolution des règlementations sociales, des orientations fixées par l'Assemblée départementale, et celles fixées par la Direction générale et la DTAS du Pays de Brest.
Le secteur d'intervention pourra évoluer en fonction de l'activité du service et des besoins du public.
Lors des pics d'activité, les fonctions peuvent évoluer pour garantir la continuité de service.

Missions :
- Accueillir les usagers du service
- Assurer le traitement des dossiers
- Assurer l'organisation et les mises à jour des dossiers des mineurs
- Assurer les transmissions d'informations en lien avec les assistantes d'unité et les référents ASE
- Assister les référents ASE et Assurer le secrétariat des professionnels de l'unité

Compétences :
- Diffuser l'information
- Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel...) capacité d'apprentissage rapide sur un logiciel dédié (IODAS)
- Appliquer les procédures dans son domaine d'intervention
- Savoir formaliser des courriers, notes, rapports et tout document administratif
- Gérer des dossiers administratifs : capacité d'organisation et de classement.
- Savoir décider de ses priorités en fonction de l'urgence et de la charge de travail
- Savoir répondre aux questions relevant de sa compétence et orienter les autres questions au bon interlocuteur
- Être capable de respecter les règles de l'organisation et d'exécuter une tâche confiée dans les délais impartis ou définis par son supérieur.

Savoir être :
- Travailler en équipe, s'intégrer dans un environnement pluri professionnel et savoir coopérer
- Être en capacité de pouvoir gérer ses émotions
- Savoir chercher rapidement l'information dont il a besoin pour continuer son action
- Savoir comprendre et se faire comprendre de ses interlocuteurs, être capable de trouver la bonne distanciation

Environnement lié au poste de travail : Public difficile

Poste à pourvoir à partir dès que possible pour 2,5 mois

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.