Assistant de Direction Générale H/F - Bleu Citron Productions

Assistant(e) de Direction GénéraleCoordination & Communication interne

Interlocuteurs principaux : la Directrice Générale des Services, les directeurs et directrices, le service support

L'entreprise
Bleu Citron est née en 1986 et s'est installée à Toulouse en 1998. C'est un acteur reconnu de la production de spectacle vivant. Chaque année, nous organisons plus de 200 concerts et spectacles. Nous produisons les tournées d'artistes comme Bigflo & Oli, Georgio, Disiz, Luidji, GiedRé, Anaïs MVA, Noée, Worakls Orchestra, Pierre-Emmanuel Barré et Aymeric Lompret, ainsi que Clair Obscur: Expedition 33 - A Painted Symphony. Nous produisons et programmons aussi des festivals comme le Rose Festival, Pause Guitare et Pagaille.
Derrière la scène, une entreprise structurée fait vivre ces projets. Elle s'appuie sur des fonctions de production, d'administration, de comptabilité, de communication et de marketing qui travaillent ensemble au quotidien. Nos locaux du 28 rue Dupont accueillent nos équipes. Sous la marque « Chez Dupont », nous y louons aussi des espaces de réunion.

Le poste
Vous travaillez aux côtés de la Directrice Générale des Services. Vous l'aidez à s'organiser, à prioriser et à transmettre l'information. Vous faites aussi le lien entre les directions et les services. C'est un poste de confiance, avec une vision d'ensemble de l'entreprise.
Vos missions

Organisation de la direction
Gérer l'agenda et la boîte mail de la direction : tri, réponses courantes, relances.
Tenir un tableau de suivi des actions et des décisions, et relancer les personnes concernées.
Préparer les rendez-vous importants.
Réunions et aide à la décision
Préparer les réunions de direction et prendre les notes.
Diffuser les comptes rendus sous 48 heures et vérifier que l'information a bien été reçue.
Produire des supports de présentation, des notes de synthèse et des tableaux de bord.

Communication interne et coordination
Relayer l'information de la direction vers les équipes.
Faire le lien entre les directions et le service support, et suivre les dossiers transversaux.
Organiser les temps collectifs : réunions, séminaires, moments conviviaux.

Logistique et cadre de travail
Veiller au bon fonctionnement des locaux : accueil, réservation et facturation des salles « Chez Dupont », suivi des prestataires et de l'entretien.
Confidentialité
Classer et archiver les dossiers sensibles de la direction.

Le profil recherché
Nous cherchons une personne qui a de la maturité professionnelle et du recul, et qui sait structurer, anticiper et faciliter le travail des autres membres de l'équipe de direction.
Expérience significative en assistanat de direction ou en coordination, idéalement dans le secteur culturel ou événementiel.
Intérêt réel pour la gestion d'entreprise, et bonne compréhension des métiers de l'entreprise : comptabilité, administration, ressources humaines, marketing.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Google Workspace) et des outils d'IA comme Claude.
Grande discrétion et confidentialité absolue.
Sens de l'organisation, esprit de synthèse et aisance rédactionnelle.
Proactivité, souplesse et diplomatie

Pourquoi nous rejoindre ?
Un poste de confiance, au coeur des décisions.
Un rôle varié et transversal, en lien avec toutes les directions.
Une entreprise reconnue dans le spectacle vivant, avec près de 40 ans d'histoire.
L'accès à nos concerts, spectacles et festivals.

Avantages : tickets restaurant, transport pris en charge à 75 %, forfait téléphonie, mutuelle prise en charge à 100 %, accès aux concerts, spectacles et festivals

Pour postuler : envoyez votre CV et une lettre de motivation qui explicite votre intérêt pour la musique live, Bleu Citron et le poste

Experience: 2 An(s) - Sur poste similaire

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Gestion des réservations de salles de réunion,Techniques de communication interne,Utilisation de logiciels de présentation,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Classer des documents,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Rédiger un compte rendu de réunion

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.