Assistant de Direction - Secrétaire en Alternance H/F - Association Departementale des Francas

Secrétaire / Assistant de direction en alternance (F/H)
Contrat d'apprentissage - 12 ou 24 mois
Les Francas de la Gironde, association d'éducation populaire engagée en faveur de l'enfance et de la jeunesse, recherchent un(e) Secrétaire/Assistant(e) de direction en apprentissage pour participer à la gestion administrative de l'Association, en lien avec les services généraux du siège.
Lieu de travail : Bordeaux, Barrière de Pessac (33).
Contrat : contrat d'apprentissage12 ou 24 mois.
Prise de poste : Dés que possible.
Formation recherchée : BTS SAM) ou formation équivalente.
Rémunération : selon les dispositions conventionnelles.

Votre rôle
Au sein du siège de l'association, vous travaillez en lien direct avec le DRH, le DAF et la DG. Vous contribuez également au fonctionnement administratif quotidien de l'association ainsi qu'au suivi des inscriptions aux formations BAFA/BAFD.

Ce poste polyvalent vous permettra de développer vos compétences en secrétariat, en administration du personnel et en suivi administratif et comptable. Les missions vous seront confiées progressivement, en fonction de votre formation et de votre montée en compétences, sous la supervision des responsables concernés.

Vos principales missions
Gestion administrative des ressources humaines - en lien avec le DRH
- Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers du personnel
- Préparer et éditer les contrats de travail et les avenants, à partir des modèles et des informations transmis, pour validation par le DRH (suivre leur signature et leur classement).
- Rédiger et mettre en forme les courriers et documents administratifs RH.
- Assurer le classement et l'archivage des documents, sur supports numériques et papier

Gestion administrative et comptable - en lien avec le DAF
- Participer au traitement des factures fournisseurs et de frais généraux.
- Contrôler et saisir les notes de frais : vérifier les justificatifs, la cohérence des montants...
- Préparer et établir la facturation, notamment la facturation interne, à partir des éléments communiqués
- Suivre les factures de formation : rapprocher les factures des actions concernées, vérifier les pièces nécessaires

Secrétariat et gestion administrative des formations - en lien avec la DG
- Assurer la gestion du standard téléphonique, dont le volume d'appels est limité
- Gérer la boîte mail générale : consulter et trier les messages, apporter les réponses relevant de votre périmètre
- Gérer et suivre les dossiers d'inscription aux formations BAFA et BAFD : réceptionner les inscriptions, recueillir et vérifier les pièces nécessaires, effectuer les relances pour les dossiers incomplets et tenir à jour les tableaux de suivi.
- Participer aux échanges administratifs avec les candidats et les stagiaires : transmettre les informations pratiques et les documents utiles, répondre aux demandes courantes et orienter les questions spécifiques vers les responsables de formation.

Votre profil
Vous préparez idéalement un BTS SAM ou une formation équivalente.
Vous appréciez les missions variées et souhaitez découvrir le fonctionnement d'une association à travers plusieurs domaines complémentaires : ressources humaines, comptabilité, secrétariat et formation.
Rigueur, organisation et discrétion sont essentielles pour ce poste. Vous savez suivre des consignes, vérifier votre travail, respecter les échéances et demander les précisions nécessaires lorsque vous rencontrez une difficulté.
Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et êtes à l'aise avec les outils bureautiques, notamment Word, Excel et la messagerie professionnelle.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres activités récréatives et de loisirs

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.