Assistant de Gestion & Chargé d'Accueil H/F - EGLISE saint ignace
- Clamart - 92
- CDI
- EGLISE saint ignace
Les missions du poste
Contexte :
Le centre spirituel jésuite en Ile de France, Manrèse accueille depuis 150 ans des publics variés - retraitants individuels, couples ou groupes, laïcs et religieux(ses) - en quête d'accompagnement spirituel et/ou de formation. Il dispose de capacité d'hébergement (48 chambres) et de restauration pour des séjours allant d'une journée jusqu'à 30 jours consécutifs, dans une atmosphère de silence et de calme.
Nous recherchons un(e) assistant(e) de gestion et chargé(e) d'accueil capable respectivement de contribuer aux missions de gestion du centre assurées par le directeur et d'assurer l'accueil des retraitants, visiteurs et hôtes en renfort de l'équipe d'accueil existante.
Positionnement et Missions :
Au sein du centre spirituel, vous travaillez sous la responsabilité directe du Directeur du Centre et sous la responsabilité fonctionnelle de la coordinatrice de l'accueil pour les missions afférentes, en collaboration étroite avec l'équipe salariée (3 personnes) et la communauté jésuite (6 personnes).
Votre rôle se décline autour de 2 axes majeurs :
1 - Contribution à la gestion du centre
- Administratif et organisation (organisation et compte rendu de réunions, classement, affichage réglementaire, variables de paie, suivi administratif, projets, contribution à l'amélioration de l'organisation et des processus, etc.),
- Contrôle et suivi comptable (contrôles de facturation et paiement, gestion des notes de frais des accompagnateurs, dépôts à la banque.),
- Relations fournisseurs (recherches de produits ou services et commandes, relations avec les prestataires / fournisseurs, suivi des besoins et de l'équipement.)
- Communication (contribution aux actions de communication, coordination des parties prenantes, gestion du fichier des adresses d'envoi, actualisation du site Internet, remerciements pour les dons reçus.).
2 - Gestion de l'accueil
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion des inscriptions (renseignements, inscriptions, désistements, facturation et encaissement.) sur le logiciel de gestion hôtelier ;
- Relation et support aux animateurs et accompagnateurs de retraites et sessions ;
- Planification (chambres, salles, bureaux d'accompagnement, repas et ménages) et logistique (affichage, liaison avec les prestataires.);
- Suivi administratif et tâches administratives courantes (courrier, classement, encaissements, suivi des paiements.)
Profil recherché
Formation : niveau Bac +2/3 minimum (secrétariat / assistanat, gestion et administration des entreprises.)
Expérience : des expériences réussies, professionnelles ou extra-professionnelles, sur des fonctions d'accueil et/ou de secrétariat / assistant(e) et/ou d'organisation et de gestion sont un plus.
Le centre spirituel jésuite en Ile de France, Manrèse accueille depuis 150 ans des publics variés - retraitants individuels, couples ou groupes, laïcs et religieux(ses) - en quête d'accompagnement spirituel et/ou de formation. Il dispose de capacité d'hébergement (48 chambres) et de restauration pour des séjours allant d'une journée jusqu'à 30 jours consécutifs, dans une atmosphère de silence et de calme.
Nous recherchons un(e) assistant(e) de gestion et chargé(e) d'accueil capable respectivement de contribuer aux missions de gestion du centre assurées par le directeur et d'assurer l'accueil des retraitants, visiteurs et hôtes en renfort de l'équipe d'accueil existante.
Positionnement et Missions :
Au sein du centre spirituel, vous travaillez sous la responsabilité directe du Directeur du Centre et sous la responsabilité fonctionnelle de la coordinatrice de l'accueil pour les missions afférentes, en collaboration étroite avec l'équipe salariée (3 personnes) et la communauté jésuite (6 personnes).
Votre rôle se décline autour de 2 axes majeurs :
1 - Contribution à la gestion du centre
- Administratif et organisation (organisation et compte rendu de réunions, classement, affichage réglementaire, variables de paie, suivi administratif, projets, contribution à l'amélioration de l'organisation et des processus, etc.),
- Contrôle et suivi comptable (contrôles de facturation et paiement, gestion des notes de frais des accompagnateurs, dépôts à la banque.),
- Relations fournisseurs (recherches de produits ou services et commandes, relations avec les prestataires / fournisseurs, suivi des besoins et de l'équipement.)
- Communication (contribution aux actions de communication, coordination des parties prenantes, gestion du fichier des adresses d'envoi, actualisation du site Internet, remerciements pour les dons reçus.).
2 - Gestion de l'accueil
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion des inscriptions (renseignements, inscriptions, désistements, facturation et encaissement.) sur le logiciel de gestion hôtelier ;
- Relation et support aux animateurs et accompagnateurs de retraites et sessions ;
- Planification (chambres, salles, bureaux d'accompagnement, repas et ménages) et logistique (affichage, liaison avec les prestataires.);
- Suivi administratif et tâches administratives courantes (courrier, classement, encaissements, suivi des paiements.)
Profil recherché
Formation : niveau Bac +2/3 minimum (secrétariat / assistanat, gestion et administration des entreprises.)
Expérience : des expériences réussies, professionnelles ou extra-professionnelles, sur des fonctions d'accueil et/ou de secrétariat / assistant(e) et/ou d'organisation et de gestion sont un plus.
Le profil recherché
Experience: 6 Mois
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Principes de base en comptabilité,Gestion des réservations de salles de réunion,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Gérer les réservations de salles et de matériel,Assurer la gestion administrative d'une activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des organisations religieuses
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Principes de base en comptabilité,Gestion des réservations de salles de réunion,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Gérer les réservations de salles et de matériel,Assurer la gestion administrative d'une activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des organisations religieuses
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.