Coordinatrice Administrative des Résidences Autonomie - Chelles H/F - Communes

Catégorie : B
Emploi à temps complet

Sous l'autorité de la responsable des résidences autonomie, l'agent assure la coordination administrative des résidences, participe à la mise en oeuvre des projets d'établissement et contribue à la qualité de l'accompagnement des résidents. Elle encadre fonctionnellement l'assistante administrative (Catégorie C) et assure un rôle de réfèrent administratif.


1. Coordination et management fonctionnel :
- Organisation et répartition des tâches de l'assistante administrative, suivi du temps de travail
- Suivi et contrôle de l'activité administrative quotidienne
- Appui méthodologique et montée en compétence de l'agent de catégorie C
- Harmonisation des pratiques administratives entre les résidences

2. Gestion administrative et pilotage :
- Supervision des dossiers d'admission (instruction, préparation des commissions)
- Suivi des contrats de séjour, entrées / sorties des résidents
- Suivi des impayés en lien avec le service finances
- Elaboration de tableaux de bord et indicateurs (statistiques, activité)
- Participation à la rédaction des actes administratifs (courriers, notes, rapports)
- Préparation et suivi du conseil de la vie sociale
- Gestion et supervision des dossiers

3. Appui à la direction et délégation :
- Prise en charge de missions administratives déléguées par la directrice
- Contribution à l'organisation et à la structuration du service
- Participation à la démarche qualité et aux projets d'évolution des résidences
- Interface entre la direction, les équipes, les résidents et les partenaires

4. Développement et coordination des projets d'animation :
- Pilotage administratif et organisationnel des projets d'animation en collaboration avec l'animatrice de la résidence (statistiques sur les actions menées : nombre, type...)
- Participation à l'élaboration du programme d'animations en avec le projet d'établissement
- Suivi et évaluation des actions menées
- Contribution au développement des actions de prévention auprès des résidents
- Travail en collaboration avec l'ensemble des acteurs participant à l'animation des résidences autonomies

5. Accueil et relations usagers :

- Accueil physique et téléphonique (en appui ou en relais)
- Information et orientation des résidents, familles et partenaires
- Participation aux visites et à la promotion des résidences

6. Missions transversales auprès des résidents :

- Accompagnement des résidents dans certaines démarches administratives
- Contribution à la qualité du cadre de vie et au lien social
- Participation ponctuelle à la vie de la résidence

7. Continuité de service :

- Participation aux astreintes en cas d'absence des gardiens
- Contribution au bon fonctionnement global des résidences

8. Accueil des stagiaires


Cette liste de taches n'est pas exhaustive et peut être amenée à évoluer

Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement des résidences autonomie
- Cadre réglementaire du secteur médico-social et des collectivités territoriales
- Notions de gestion administrative, budgétaire et juridique
- Connaissance du public et des problématiques liées au vieillissement

Savoir-Faire :
- Capacités d'organisation, d'analyse et de priorisation
- Rédaction administrative de qualité
- Maîtrise des outils informatiques et tableaux de suivi
- Conduite de projet et animation de réunions
- Capacité à coordonner une activité

Savoir-être :
- Sens du service public
- Esprit d'initiative et autonomie
- Qualités relationnelles et sens de l'écoute
- Rigueur et discrétion professionnelle
- Capacité à travailler en équipe et à fédérer

- Secteur seniors : connaissance du public âgé et handicapé, connaissance globale sur le dispositif municipal en faveur du public accueilli
- Connaissances en règlement de fonctionnement des foyers résidence