Secrétaire de Syndicat Scolaire - Syndicat Intercommunal Scolaire de Bricy - Boulay les Barres H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Positionnement relationnel :
En interne
-Relation quotidienne avec la Présidente et/ou la Vice-présidente pour transmission d'informations
-Contacts ponctuels avec les élus
-Relations quotidiennes avec les agents et/ou la coordinatrice du périscolaire

En externe
Relations ou contacts directs et permanents avec :
-Les familles
-Les collectivités en relation avec le SIS (Centre de Gestion, Conseil Départemental...)
-Les autres administrations (Finances Publiques, Gendarmerie, Préfecture, Caisse Primaire d'Assurance Maladie, URSSAF, Caisses de retraite)
-Les entreprises privées et les associations (échange d'informations, suivi des factures,)
Relations ponctuelles en cas de besoin avec les directeurs des écoles élémentaires et maternelles, ainsi que les équipes enseignantes

Activités du poste :
Accueil physique et téléphonique des familles
-Accueil, renseignement et orientation des familles
-Distribution des dossiers et aide à leur compréhension et rédaction

Gestion du secrétariat
-Gestion du téléphone : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services
-Réception, traitement et diffusion de l'information : envoi du courrier, diffusion de l'information en général, traitement des mails
-Réception et préparation des demandes administratives diverses
-Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports...) tri, classement
-Rédaction de la correspondance courante et des attestations diverses,
-Exécution et suivi des procédures et décisions administratives (budgétaires et comptables) suivi des délibérations, conventions, arrêtés...
-Suivi des renouvellements des différents contrats engageant le SIS
-Préparation des dossiers afférents aux réunions et RDV, établissement des convocations en respectant les délais pour l'élaboration de l'ordre du jour des réunions, participation aux réunions du SIS et établissement des comptes rendus
-Elaboration du budget en collaboration avec le Président
-Gestion et suivi de la facturation (mandats, titres...)

Ressources Humaines
-Suivi des dossiers de carrière des agents et suivi des dossiers retraites en relation avec le CDG 45
-Contrôle des pièces, transmission des dossiers arrêts maladie aux organismes concernés
-Etablissement des payes

Suivi des informations
-Collecte et relai des informations entre les services et la Présidente

Gestion les moyens matériels
-Gestion des commandes des fournitures administratives nécessaires

Participation à l'organisation du fonctionnement des services
-Proposition de nouveaux outils et de nouvelles idées de travail

Compétences du poste :
Compétences techniques à acquérir :
-Connaissance de l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
-Connaissance du cadre réglementaire des actes administratifs
-Connaissance des techniques de rédaction administrative
-Connaissance des applications informatiques professionnelles spécifiques et la bureautique courante

Compétences relationnelles :
-Maîtrise des techniques de communication
-Gestion des situations relationnelles difficiles
-Savoir-faire (priorisation, gestion de l'urgence, anticipation, communication, négociation, rédaction, esprit d'initiative et de synthèse, travail en équipe, coordination, respect des délais, organisation)
-Savoir être (réactif, diplomate, rigoureux, méthodique, discret, disponible, autonome, force de proposition, dynamique, fiable)

Caractéristiques particulières : Disponibilité, discrétion

Particularités du poste et/ou contraintes spécifiques :
-Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
-Gestion simultanée de différents dossiers
-Garant de l'image du service public, l'agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochable
-Grande disponibilité vis-à-vis des familles
-Standard téléphonique
-Situation de contact avec le public