Agent Accueil et Gestion Administrative - CDD - la Merlatiere H/F - Communes

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences

- Recevoir, filtrer et orienter le public
- Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition
- Adapter sa communication à des publics différents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, rédiger tous types de documents, comptes rendus
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
- Gérer le courrier arrivée et départ
- Etablir différents actes d'état civil dans le respect des procédures administratives de réception et de contrôle
- Délivrer des renseignements et explications oraux et écrits complets sur les services de l'état civil
- Réaliser des dossiers de mariage de l'audition des couples jusqu'à l'inscription du mariage au registre
- Réaliser l'enregistrement de la déclaration, de la modification et de la dissolution des PACS
- Réaliser les dossiers de PACS
- Actualiser et contrôler l'exactitude des renseignements consignés dans les registres
- Assurer la gestion des décès (relation avec les pompes funèbres, permis d'inhumer...)
- Délivrer des autorisations post mortem (inhumation ou crémation, mise en bière et fermeture de cercueil...)
- Définir l'organisation des bureaux de vote
- Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement)
- Participer à l'évaluation et à l'analyse des besoins de communication de la collectivité
- Organiser, gérer et évaluer des actions de communication
- Recueillir, vérifier, sélectionner et hiérarchiser les informations relatives à la vie de la collectivité
- Diffuser des informations en interne et en externe

Savoirs
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale.
- Connaissance des règles d'état civil et des élections.
- Connaissance des règles de confidentialité et de classement.
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.
Savoir-faire
- Accueillir, renseigner et orienter le public.
- Traiter les demandes et dossiers administratifs.
- Établir et suivre les actes d'état civil.
- Assurer le suivi des élections et des listes électorales.
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
- Classer, archiver et rechercher les informations.
Savoir-être
- Sens de l'accueil et du service public.
- Rigueur et organisation.
- Discrétion et confidentialité.
- Écoute, disponibilité et courtoisie.
- Autonomie et polyvalence.
- Capacité à travailler en équipe.