Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative en Alternance à Toulouse 31 H/F - AFPA Entreprises
- Toulouse - 31
- Alternance
- AFPA Entreprises
Les missions du poste
L'Afpa est le 1er organisme de formation professionnelle qualifiante.
Rejoindre l'Afpa c'est :
Plus de 900 formations certifiantes, qualifiantes ou diplômantes tout secteur d'activité et niveaux de compétences confondus
Rejoindre une communauté engagée, soucieuse des valeurs humaines et de l'insertion sociale
Se former au sein d'un organisme reconnu comme un acteur incontournable de l'accompagnement
Apprendre aux côtés de formateurs qualifiés et passionnés
*** Offre en alternance avec l'AFPA ***
En formation une semaine par mois dans le centre AFPA de Balma, le reste du temps en entreprise. L'Afpa cherche pour une entreprise partenaire un ou une Chargé d'accueil et de gestion administrative en alternance.
Les missions :
ACCUEIL TELEPHONIQUE
- Gestion des appels entrants et orientation des interlocuteurs selon les besoins.
GESTION DES DOSSIERS
- Traitement complet des dossiers d'inscription (sur Filiz ou en version papier
exceptionnellemnt)
- Inscription sur Moodle
- Traitement dans le logiciel GALIA (Conventions)
- Suivi auprès des employeurs et accompagnement dans les démarches
- Traitement des inconformités de dossier avec OPCO EP
- Traitement des conventions de la formation continue
GESTION DES DOSSIERS SPECIFIQUE
- Gestion et traitement des avenants/ redoublement/reprise/rupture
- Création des dossiers spé (convention, planning)
- Transmission et suivi avec l'OPCO EP
- Traitement des refus de dossiers
SUIVI DES PRISES EN CHARGES
- Vérification mensuelle des prises en charge (Apprentissage + Pro)
- Relances (téléphonique et mails) et suivi auprès des employeurs
SUIVI DES FINS DE FORMATION, FIN DE CONTRAT ET RUPTURES :
- Identifier les ruptures et transmettre au Service Facturation
- Envoi du questionnaire de rupture
- Rechercher la cause et notification sur Galia
- Adresser à chaque stagiaire sortant son suivi pédagogique et son attestation de fin de
formation
SUIVI DES DIPLOMES : MISSION ANNEXE (1x / mois)
- Création des PV
- Gestion interne :
- Assurer la continuité de service (remplacement ponctuel sur des missions)
- Complément de missions :
- la mise en oeuvre des procédures internes (process scolarité, ruptures, etc.)
- la participation à la gestion des formations à distance (FOAD)
- la mise à jour des effectifs dans le global
- le traitement des opérations administratives courantes, notamment la gestion des
chèques et remises bancaires
- Surveillance des examens
- Mise à jour des conventions de formation
- répondre aux appel : standard téléphonique et téléphone pro
- Gestion des premiers équipements :
- Traiter les avenants et le déposer à l'OPCO
- Transmettre le premier équipement au stagiaire en question contre signature
Le profil recherché
- Aisance relationnelle et bonne élocution
- Connaissance de l'organisation de la formation
(pré-requis, modalités, validité des contrats
alternance)
- Sens de l'organisation, rigueur administrative.
- Maîtrise de outils informatiques.
- Discrétion, respect du secret professionnel