Assistant d'Agence - Activité Prévention - Csps H/F - Presents

PRESENTS est un leader en Ingénierie et Prévention / Sécurité sur les projets de travaux publics, d'aménagements urbains et sur les grandes opérations d'infrastructures (construction et élargissement d'autoroutes, lignes de tramways et métros...). Les 180 collaborateurs et experts qui composent notre Groupe et contribuent à sa croissance sont répartis sur l'ensemble du territoire national.

Nous sommes fiers de notre engagement en faveur de nos collaborateurs et de notre rôle de partenaire de confiance et de qualité auprès de nos clients.

Nous recrutons un(e) assistant(e) d'agence pour accompagner l'activité prévention et sécurité sur des chantiers de BTP de notre agence de Lognes (77).

Rattaché(e) au Directeur opérationnel du périmètre Île-de-France et Hauts-de-France, vous intervenez en appui des équipes opérationnelles et contribuez au bon fonctionnement de l'agence ainsi qu'au suivi administratif et financier de son activité.
Au quotidien, vous travaillez en lien étroit avec le Directeur opérationnel, le Responsable d'agence, les Coordonnateurs de sécurité et de protection de la santé ainsi que les autres assistantes de la région. Véritable point d'appui de l'équipe, vous facilitez le quotidien des opérationnels, assurez la fiabilité du suivi administratif des affaires et veillez au respect des échéances.

Vos principales missions :

- Appels d'offres et suivi commercial

• Retirer les dossiers de consultation,
• Constituer les pièces administratives des candidatures et offres,
• Collecter et vérifier les éléments nécessaires auprès des équipes,
• Assurer la mise en forme, la finalisation et le dépôt dématérialisé des dossiers,
• Veiller au respect des échéances et à la complétude des réponses.

- Suivi administratif et financier des affaires

• Enregistrer les commandes et assurer leur suivi administratif,
• Envoyer les factures,
• Assurer les relances clients en cas d'impayés,
• Veiller à la fiabilité des informations administratives liées aux affaires et alerter en cas d'anomalie ou de retard.

- Appui au fonctionnement de l'agence

• Accompagner les équipes dans l'organisation de leurs déplacements,
• Gérer les commandes de fournitures et les besoins courants de l'agence,
• Assurer l'accueil téléphonique et physique ainsi que la gestion du courrier,
• Participer plus largement à l'organisation et à la fluidité du fonctionnement quotidien de l'agence.

Ces missions, sans être limitatives, pourront évoluer selon votre motivation et implication dans ce poste.

Vos atouts qui feront de vous la/le candidat(e) idéal(e) :

De formation Bac +2 en assistanat, gestion administrative ou équivalent, vous justifiez idéalement d'au moins 2 ans d'expérience sur une fonction d'assistanat administratif, d'agence ou de gestion.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment le Pack Office. Une première expérience des appels d'offres et marchés publics, du suivi d'affaires ou de la facturation constituera un véritable atout. Des notions de comptabilité sont également appréciées.

Au-delà de votre expérience, nous recherchons une personne

• organisée et rigoureuse, capable de suivre plusieurs sujets simultanément et de respecter les échéances,
• autonome et proactive, qui sait aller chercher l'information, anticiper et relancer lorsque cela est nécessaire,
• à l'aise dans la relation avec les opérationnels, avec un vrai sens du service et du collectif,
• disposant de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles,
• capable d'identifier une anomalie, d'alerter et de contribuer à sa résolution.
  

Vous aimez être au coeur de l'activité, faciliter le quotidien d'une équipe et occuper une fonction où organisation, réactivité et fiabilité font réellement la différence.

Au sein du Groupe PRESENTS, nous sommes convaincus que la diversité des parcours est une richesse. Toutes les candidatures correspondant aux compétences recherchées seront étudiées avec attention.