Assistant Administratif H/F - L'Industrie recrute

« Vous aimez les postes administratifs où il faut être organisé, réactif et garder le fil de plusieurs demandes en parallèle ? Vous êtes à l'aise au téléphone comme par mail et appréciez le contact client ? Vous recherchez une mission concrète au sein d'une PME où votre travail contribue directement à la fluidité de l'activité ?

Alors, poursuivons ! »

Notre entreprise et notre expertise

COPAS MPA est une entreprise familiale fondée en 1957, spécialisée dans un domaine de niche : les systèmes de transport par tubes pneumatiques.

Avec une équipe d'une quinzaine de personnes réparties entre Lyon et Montpellier, nous intervenons principalement dans le secteur hospitalier mais également auprès de la grande distribution.

Notre mission : installer, maintenir et dépanner des systèmes permettant le transport rapide et sécurisé de produits et documents sensibles.

Aujourd'hui, dans un contexte de développement et d'évolution de notre organisation, nous recherchons un renfort administratif pour une durée de 6 mois, afin de venir épauler notre équipe dans le suivi quotidien de l'activité SAV.

Votre rôle :

Venir en appui de l'équipe dans le traitement et le suivi administratif de l'activité SAV, en assurant une interface de 1er niveau entre les clients, les techniciens et les équipes internes.

Au quotidien, vous :

- contribuez à la fluidité du traitement administratif des demandes,

- garantissez leur traçabilité et leur suivi,

- participez au suivi des éléments nécessaires à la facturation et à la relation client.

Ce que l'on attend de vous ?

En lien étroit avec l'Assistante administrative et coordination SAV, les responsables d'agence et les techniciens, vous contribuez à la bonne prise en charge des demandes clients et à leur suivi administratif.

Vos missions s'articulent autour de 4 axes principaux :

1. Gestion et suivi des demandes d'intervention

Vous réceptionnez les demandes d'intervention transmises par mail, téléphone ou via les plateformes clients, puis vous en assurez l'enregistrement et le suivi administratif.

Vous veillez notamment à :

- accuser réception des demandes selon les procédures propres à chaque client,

- enregistrer les demandes dans les outils de gestion,

- identifier le bon circuit de traitement et transmettre les informations aux interlocuteurs internes concernés,

- assurer la traçabilité des demandes jusqu'à leur clôture,

- veiller à la bonne remontée des rapports d'intervention dans les délais attendus.

2. Suivi spécifique des demandes hospitalières

Vous prenez en charge le suivi administratif de certaines demandes d'intervention liées à nos clients hospitaliers, nécessitant une traçabilité renforcée.

À ce titre, vous :

- enregistrez les demandes et les rapports associés dans les outils de suivi,

- contrôlez le respect des délais de remontée des rapports,

- contactez les techniciens lorsque cela est nécessaire pour assurer le bon suivi des demandes,

- tenez à jour les tableaux et fichiers de suivi,

- récupérez, reportez et classez les informations nécessaires à la traçabilité attendue par le client,

- préparez les éléments nécessaires à la facturation spécifique de ce périmètre lorsqu'elle s'applique.

3. Relation client et suivi des sollicitations

Vous constituez un premier point de contact pour nos clients, par téléphone et par mail.

Vous assurez :

- l'accueil téléphonique et le traitement des mails du service,

- les premières réponses aux demandes de suivi, relances ou réclamations,

- l'information des clients sur l'avancement administratif de leur dossier,

- la transmission aux responsables concernés des situations nécessitant une décision ou un arbitrage.

Vous veillez à maintenir une communication claire, professionnelle et adaptée, y compris lorsque la situation nécessite davantage de pédagogie ou de diplomatie.

4. Relances administratives et suivi des règlements

Vous contribuez également au suivi administratif des dossiers en réalisant les relances nécessaires par mail ou téléphone, notamment pour permettre leur mise en facturation.

Vous participez au suivi des règlements clients en :

- identifiant les règlements en retard à partir des éléments disponibles ;

- réalisant les relances clients ;

- assurant le suivi des réponses obtenues ;

- identifiant les éventuels blocages administratifs ou litiges ;

- transmettant les situations complexes aux interlocuteurs internes concernés.

À travers ces différentes missions, vous contribuez directement à la qualité du suivi administratif et de la relation client.

Vous avez une première expérience réussie sur un poste administratif, idéalement en lien avec un service clients, un SAV ou une activité nécessitant le suivi de nombreux dossiers.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et savez prendre en main des logiciels de gestion et de suivi.

Surtout, vous appréciez les environnements où il faut être organisé, réactif et rigoureux, tout en conservant une bonne qualité de relation avec les différents interlocuteurs.

Concrètement, vous êtes reconnu(e) pour :

- votre rigueur et votre fiabilité

- votre sens de l'organisation et des priorités

- votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle

- votre ténacité dans le suivi et les relances

- votre qualité relationnelle et votre sens du service

- votre capacité à travailler en équipe et à transmettre les informations au bon interlocuteur.

Une expérience dans un environnement SAV, maintenance ou technique constitue un plus, sans être indispensable.

Ce que nous vous offrons :

Un CDD de 6 mois à temps plein, pour venir renforcer notre équipe et contribuer au suivi administratif quotidien de notre activité SAV.

Vous bénéficierez :

- de missions concrètes et variées,

- d'un accompagnement à la prise en main de nos outils et de nos process,

- d'un environnement de travail à taille humaine, au contact direct des équipes,

- d'horaires de bureau, en lien avec les besoins de l'activité.

Info + :

Poste basé sur Guilherand-Granges

CDD - 6 mois

Rémunération selon compétences et expérience.