Secrétaire du Bâtiment H/F - Fermasystem

Dans le cadre du développement de notre société, nous recrutons un(e) Secrétaire Bâtiment (H/F) en CDI afin de renforcer notre équipe et d'accompagner la croissance de notre activité. Vous travaillerez en lien direct avec la responsable opérationnelle, les équipes opérationnelles et l'équipe terrain, ainsi qu'avec nos différents interlocuteurs interne et externes.

Vos missions

MISSIONS ADMINISTRATIVES
Accueil téléphonique : réception, traitement et orientation des appels
Accueil physique des clients
Classement, archivage et numérisation des documents
Réception des colis et livraisons (procédure associée)
Mise à jour de la base de données logiciel métier
Traitement des mails
Transmission des éléments à la comptabilité

MISSIONS GESTION OPÉRATIONNELLE
Gestion et suivi des plannings techniciens
Organisation des moyens humains et matériels
Préparation des chantiers du lendemain (matériel, équipes, logistique)
Mise en place des équipes techniques et suivi global des chantiers
Supervision logistique chantier (matériel, nacelles)
Réservation et organisation (hôtels, nacelles)
Respect des délais de livraison et de réalisation
Suivi des heures techniciens et intérimaires

MISSIONS STOCKS
Entrée en stock et gestion des stocks
Organisation et rangement du stock
Demande de prix fournisseurs et comparatif des offres
Passage et suivi des commandes fournisseurs
Réception et contrôle des marchandises
Pointage des factures fournisseurs
Relances clients
Gestion des réclamations et litiges fournisseurs

MISSIONS CHANTIER ET SÉCURITÉ
Préparation des dossiers chantier (plans, photos, etc.)
Rédaction et validation des contrats de sous-traitance
Vérification des documents obligatoires (assurances, Kbis, habilitations)
Rédaction et mise à jour du PPSPS
Diffusion des consignes de sécurité chantier
Respect des règles de sécurité et consignes fabricant
Contrôle des EPI et conformité sécurité
Appel d'offre
Constitution du DOE (plans, notices, fiches techniques)
Intégration des photos chantier (avant / après)
Ajout des PV de réception et fiches d'intervention signées
Classement et archivage des DOE

Nous recherchons une personne rigoureuse, fiable, organisée et polyvalente, disposant d'un bon relationnel et appréciant le travail en équipe.

Avantages
- Prime de vacances conventionnelle versée par la caisse CIBTP, sous réserve de remplir les conditions d'attribution applicables aux ETAM

Vous souhaitez rejoindre une entreprise en développement et contribuer à son organisation administrative et opérationnelle ? Nous vous invitons à nous transmettre votre candidature (CV et lettre de motivation).

Rejoignez-nous et participez au développement de notre société !

Experience: 5 An(s)

Compétences: Relayer de l'information,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Classer des documents,Utiliser les outils numériques

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de fournitures et équipements industriels divers

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.