Assistante Administrative et Financiere H/F - Supplay
- Aix-en-Provence - 13
- CDI
- Supplay
Les missions du poste
Acteur majeur dans le secteur de l'intérim et du recrutement, Supplay poursuit sa croissance en gardant une culture d'entreprise fondée sur le respect et l'exigence.
Chaque jour, nous concilions les attentes de nos clients à celles de nos collaborateurs intérimaires avec agilité et les accompagnons dans leurs recrutements.
Supplay vient d'ailleurs de décrocher la médaille d'argent ECOVADIS.
Une fierté pour nos équipes qui sont quotidiennement engagées dans une démarche d'amélioration continue de notre performance RSE.
Ce score nous permet de mesurer notre impact environnemental, social et éthique en faveur d'une société plus durable et de renforcer nos actions en matière de RSE.
Notre agence Supplay Aix en Provence, recherche une Assistante Administrative & Financière
Vos principales missions consisteront à :
Tâches principales:
1. Support Comptable, Achats & Gestion Financière
Interface Cabinet Comptable & Clôtures: Transmission mensuelle des éléments financiers, liaison avec l'expert-comptable pour les fermetures et participation active aux clôtures comptables. Vérification que tous les éléments soient conformes et transmis à temps.
Rapprochements bancaires et Carte affaires: Verifications réguliers des extraits de compte avec les dépenses/investissements
Conformité & Archivage : Organisation, codification, numérisation et conservation des pièces justificatives (factures, contrats) dans le Dropbox partagé avec l'expert comptable.
Paiements Fournisseurs : Exécution, suivi des règlements fournisseurs et gestion rigoureuse des échéances de paiement.
2. Office Management & Projets Spécifiques
Gestion Administrative Quotidienne : Gestion quotidienne des tâches administratives courantes (opérations de banque, tri et traitement du courrier divers, gestion des notes de frais / NDE).
Office Manager: Gestion des commandes de fournitures, relais central de l'information auprès des équipes internes et gestion des relations avec les différentes administrations.
Événementiel & Déplacements : Support a l'Organisation logistique des salons (réservation de voyages, hôtels, gestion des infrastructures, etc.).
Subventions & Aides: Montage, dépôt et suivi des dossiers d'aides et de subventions auprès des différents organismes publics.
Gestion de la Boîte à Idées : Collecte régulière des suggestions et idées émises par le personnel, tri et transmission structurée à la Direction pour étude.
Achats de Matières Premières & Stocks : Suivi et gestion des approvisionnements en matières premières auprès des fournisseurs clés, contrôle régulier des niveaux de stock pour éviter les ruptures, et suivi rigoureux des bons de commande.
Support à la Direction: Assistance directe de la Direction dans la gestion et le suivi des différentes demandes, sollicitations et dossiers ponctuels du quotidien.
3. Administration des Ventes (ADV) et Relation Client
Commandes : Saisie, enregistrement et traitement des commandes clients dans l'outil de gestion de ventes et verification des Forecast.
Facturation & Recouvrement : Émission et gestion du processus de facturation (factures, avoirs, factures proforma)
Chaque jour, nous concilions les attentes de nos clients à celles de nos collaborateurs intérimaires avec agilité et les accompagnons dans leurs recrutements.
Supplay vient d'ailleurs de décrocher la médaille d'argent ECOVADIS.
Une fierté pour nos équipes qui sont quotidiennement engagées dans une démarche d'amélioration continue de notre performance RSE.
Ce score nous permet de mesurer notre impact environnemental, social et éthique en faveur d'une société plus durable et de renforcer nos actions en matière de RSE.
Notre agence Supplay Aix en Provence, recherche une Assistante Administrative & Financière
Vos principales missions consisteront à :
Tâches principales:
1. Support Comptable, Achats & Gestion Financière
Interface Cabinet Comptable & Clôtures: Transmission mensuelle des éléments financiers, liaison avec l'expert-comptable pour les fermetures et participation active aux clôtures comptables. Vérification que tous les éléments soient conformes et transmis à temps.
Rapprochements bancaires et Carte affaires: Verifications réguliers des extraits de compte avec les dépenses/investissements
Conformité & Archivage : Organisation, codification, numérisation et conservation des pièces justificatives (factures, contrats) dans le Dropbox partagé avec l'expert comptable.
Paiements Fournisseurs : Exécution, suivi des règlements fournisseurs et gestion rigoureuse des échéances de paiement.
2. Office Management & Projets Spécifiques
Gestion Administrative Quotidienne : Gestion quotidienne des tâches administratives courantes (opérations de banque, tri et traitement du courrier divers, gestion des notes de frais / NDE).
Office Manager: Gestion des commandes de fournitures, relais central de l'information auprès des équipes internes et gestion des relations avec les différentes administrations.
Événementiel & Déplacements : Support a l'Organisation logistique des salons (réservation de voyages, hôtels, gestion des infrastructures, etc.).
Subventions & Aides: Montage, dépôt et suivi des dossiers d'aides et de subventions auprès des différents organismes publics.
Gestion de la Boîte à Idées : Collecte régulière des suggestions et idées émises par le personnel, tri et transmission structurée à la Direction pour étude.
Achats de Matières Premières & Stocks : Suivi et gestion des approvisionnements en matières premières auprès des fournisseurs clés, contrôle régulier des niveaux de stock pour éviter les ruptures, et suivi rigoureux des bons de commande.
Support à la Direction: Assistance directe de la Direction dans la gestion et le suivi des différentes demandes, sollicitations et dossiers ponctuels du quotidien.
3. Administration des Ventes (ADV) et Relation Client
Commandes : Saisie, enregistrement et traitement des commandes clients dans l'outil de gestion de ventes et verification des Forecast.
Facturation & Recouvrement : Émission et gestion du processus de facturation (factures, avoirs, factures proforma)
Le profil recherché
Profil :
- Diplôme (minimum Bac +2) en administratif/commercial/assistanat
- Organisation, rigueur, discrétion et confidentialité
- Goût pour le rédactionnel et orthographe impeccable fortement appréciés.
- Forte capacité d'adaptation, analyse et synthèse
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Excel, Word, outlook...)
- Bon niveau d'anglais parlé et écrit
- Autres langues souhaitées (Espagnol, Allemand)
- Expérience souhaite en suivi de logistique ; contact avec transitaires pour expéditions
Internationaux.
- Expérience dans un poste similaire souhaite
Conditions :
Horaire : 39h hebdomadaires. Du lundi au jeudi; de 8 :00h à 17 :00h et vendredi de 8:00h à 16:00h (1h de pause Déjeuner)
Date de début: Inmediate
Type d'emploi/contrat : CDI Initial
Salaire: 2.800EUR bruts/mensuels
- Diplôme (minimum Bac +2) en administratif/commercial/assistanat
- Organisation, rigueur, discrétion et confidentialité
- Goût pour le rédactionnel et orthographe impeccable fortement appréciés.
- Forte capacité d'adaptation, analyse et synthèse
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Excel, Word, outlook...)
- Bon niveau d'anglais parlé et écrit
- Autres langues souhaitées (Espagnol, Allemand)
- Expérience souhaite en suivi de logistique ; contact avec transitaires pour expéditions
Internationaux.
- Expérience dans un poste similaire souhaite
Conditions :
Horaire : 39h hebdomadaires. Du lundi au jeudi; de 8 :00h à 17 :00h et vendredi de 8:00h à 16:00h (1h de pause Déjeuner)
Date de début: Inmediate
Type d'emploi/contrat : CDI Initial
Salaire: 2.800EUR bruts/mensuels