Gestionnaire du Service Facturier H/F - Service Public

Activités principales :

Il réceptionne les factures et avoirs dématérialisés depuis Chorus Portail Pro :

Contrôle la facture sur la forme (mentions légales et requises pour téléchargement) ;

Télécharge les factures à partir de l'interface DocLink ou rejette, recycle les factures non conformes ;

Contrôle la synthèse pour nettoyage réguliers des factures bloquées sur un statut particulier.

Il traite les factures:

• Met à jour les factures importées sur Orion (contrat/marché, code service et suspension pour mise en attente ou suspension pour rejet si nécessaire);
• Effectue le rapprochement de la facture avec l'engagement juridique et le service fait, en tenant
  compte des avoirs éventuels pour les factures de fonctionnement;
• Effectue le rapprochement de la facture et du bon de livraison Garone (BL) avec gestion des écarts de montants à justifier (cf. contrat de service);
• Gère les anomalies sur Garone, vérifie l'état du BL et de la commande.
• S'il existe une anomalie se rapproche du magasinier et du fournisseur pour régularisation;
• Mandate sur Garone et récupère les liquidations via l'interface Orion/Garone. Fait une édition de contrôle de façon systématique dans type d'export pour vérifier une éventuelle erreur dans l'interface;
• Traite les liquidations et met en lot pour prise en charge sur Orion.

Il exerce un contrôle de la dépenseconformément à l'arrêté du 5 mai 2021:

• Constitue le dossier de liquidation (reprise de la facture, visa et contrôle du service fait au vu des informations prédéterminées avec les services ordonnateurs) ;
• Corrige les erreurs lorsque cela est possible;
• Prend en charge les demandes de paiement;
• Rejette au stade de la comptabilisation des factures non conformespar rapport au visa ;
• Réalise les modifications sur la demande de paiement (suppression des demandes de paiement non comptabilisées, si nécessaire - modification des imputations...);
• Règle sur Orion et récupère les fichiers sécurisés des virements sur EuroDep;
• Transmet les fichiers des virements à la DGFIP sur le portail PIGP et contrôle la transmission des fichiers à l'aide d'un bordereau d'envoi ;
• Édite la liste des factures en instance pour contrôler le délai règlementaire de règlement.

Gestion des relations avec les services ordonnateurs:

• Échange avec le service émetteur de l'engagement juridique sur les pièces de liquidations et sur le traitement des écarts entre l'engagement juridique et le service fait;
• Contacte le gestionnaire et le responsable d'approvisionnement pour le rapprochement du bon de livraison constituant le service fait et la facture pour les factures alimentaires en cas de difficulté;
• Communique avec le gestionnaire chargé de la constatation des SF des factures de fonctionnement (hors alimentaire) au moyen d'un tableau de suivi des factures;
• Relance les services de l'ordonnateur en cas de facture reçue pour laquelle aucun SF n'a été constaté ou si le SF n'a pas été certifié.

Gestion des relations avec les fournisseurs :

• Prépare les courriels liés à des erreurs de forme ou des références manquantes;
• Réceptionne les appels fournisseurs et, le cas échéant, attribut l'appel au gestionnaire compétent;
• Gère les relances.
• Relance les fournisseurs pour le dépôt des factures en cas de service faits certifiés non rapprochés.

Connaissances :

• Notion de comptabilité
• Organisation et fonctionnement du Crous
• Connaissance de la règlementation comptable et budgétaire, applicable aux dépenses des EPN
• Respect de l'arrêté du 5 mai 2021 fixant la liste des pièces justificatives à l'appui des opérations de dépenses

Compétences :

• Maîtrise des outils informatiques professionnels (Orion, Chorus Portail Pro, EuroDep, Garone)
• Maîtrise des outils informatiques de gestion (Word, Excel, messagerie électronique, internet et intranet)
• Connaissance des procédures et des circuits de décision en matière financière et comptable du Crous
• Connaissance de la règlementation comptable et budgétaire, applicable aux dépenses des EPN

Savoir être:

• Rigueur, méthode et organisation.
• Capacité d'adaptation aux outils, procédures, méthodes de travail.
• Capacité à travailler au sein d'une équipe.
• Polyvalence
• Autonomie
• Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
• Savoir alerter sur les difficultés rencontrées
• Respect des délais et des instructions donnés par le responsable
• Sens du service public