Secretaire - Conseil Departemental de la Reunion H/F - Conseils départementaux

Un poste de Secrétaire (F/H) est à pourvoir à la Direction de la Santé au Travail et de l'Accompagnement Professionnel - Service Santé et Conseil Professionnel.
Sous l'autorité du responsable du service, l'agent assure le secrétariat et la gestion administrative, et participe aux dossiers transversaux du service Santé et Conseil Professionnel.

- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention
*Participer à la gestion administrative (dispositif AIRE...) ;
*Saisir et mettre à jour les tableaux de bord : demandes entrantes, alertes médecin du travail ;
*Préparer les ordres du jour et les relevés de conclusions.
- Gérer les courriers arrivée et/ou départ
*Enregistrer et transmettre le courrier en arrivée et départ ;
*Suivre le courrier, les parapheurs via AIRS COURRIER, IX Parapheur ;
- Enregistrer les demandes entrantes des agents et émettre les accusés de réception (Mes demandes RH, messagerie électronique du service...) ;
- Mettre en forme et présenter des dossiers
*Rédiger des courriers de type invitations, convocations ;
*Mettre en forme divers documents, notes, fiches d'arbitrage ;
*Assurer la reproduction des documents et des supports du service ;
*Préparer la Commission Prévention et Gestion (CPG) et diverses réunions.
- Orienter et renseigner le public
*Réceptionner et traiter (1er niveau de réponse) les appels téléphoniques et messages électroniques ;
*Accueillir, renseigner et orienter les agents (physique et téléphonique)
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
*Classer, numériser les dossiers du service.
- Gérer les stocks et les demandes de fournitures
*Effectuer les commandes de fournitures, matériel informatique, mobilier, et reprographie.
- Suivi logistique des travaux
*Effectuer les demandes de travaux de maintenance auprès de la DBP et suivi logistique (relance, tableau de bord).
- Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.)
*Mettre à jour les plannings : congés, salle de réunion ;
*Assurer la logistique des événements (réservation de salles, etc.).
- Assurer l'intérim sur des postes équivalents
*Réceptionner et transmettre à la Médecine Préventive les demandes des agents en cas d'absence du secrétariat de médecine professionnelle.

- Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux
- Techniques de secrétariat (Expert)
- Maîtrise du fonctionnement des collectivités et leur environnement
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Avoir le sens des relations humaines
- Discrétion professionnelle
- Rigueur
- Réactivité
- Polyvalence
- Savoir accueillir le public avec amabilité
- Savoir mettre en forme et présenter des dossiers
- Savoir orienter la demande au sein des services