Assistante de Direction - le Raincy H/F - Communes

Sous la responsabilité de la Directrice de Cabinet, l'Assistante est chargée du secrétariat du Maire et de son cabinet.

- Accueil physique et téléphonique
- Gestion de l'agenda du Maire, des Elus et de la Directrice de Cabinet,
- Constitution et préparation de dossiers
- Prise de RDV, de messages et transmission à la Directrice de Cabinet,
- Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus
- Rédiger, saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations notes, discours, fiches de suivi, comptes rendus...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
- Suivi des courriers et des dossiers inhérents à ceux-ci
- Relations avec les services pour vérifier si les notes transmises sont suivies et exécutées, courriers de relance
- Réponse par mail ou téléphone aux demandes (invitations, demandes de matériels urgentes...)
- Consultation de boites mails génériques
- Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet (annuaire et organigramme institutionnel)
- Classement des courriers, archivage, rangement (chrono, fiches de suivi, bulletins affiches, publications réalisées par le Cabinet...)
- Distribution des invitations et des bulletins dans les casiers des élus, voire des chefs de service
- Suivi de manifestations tant d'un point de vue organisationnel que matériel (micros, cadeaux, chaises, tables, ouverture et fermeture des locaux...)
- Envoi courriers en nombre (mise sous pli, impression enveloppe, mise sous enveloppe, transmission à l'accueil pour envoi)
- Descente et remontée des parapheurs, des mails
- Réalisation de chevalets, de listes de présence...
- Présence à des manifestations pour aide au Cabinet (suivi, pointage, passage de micros, vérification si bonne installation...)
- Aide au Cabinet et aux Elus (appels téléphoniques, prises de renseignements...)
- Organisation en lien avec la logistique des réceptions de personnalités et d'évènements
- Aide au suivi du budget du Cabinet et des services rattachés (ex: Bons de commandes fleurs pour commémorations, etc..),

Parfaite maîtrise des principaux logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook...)
Connaissance du fonctionnement municipal (élus et administration)
Connaissance de base en droit public et droit civil, en relation avec les missions des collectivités territoriales

Aptitudes / Qualités
Esprit d'équipe
Ecoute
Esprit d'initiative
Qualités relationnelles
Discrétion
Disponibilité, adaptabilité
Bonnes qualités rédactionnelles
Sens de l'organisation
Rigueur, concision, diplomatie
Expérience sur un poste identique exigée

Avantages
- CNAS
- Tickets restaurant
- Participation mutuelle et prévoyance

Recrutement par voie statutaire (catégories C ou B) ou contractuelle. Rémunération statutaire + régime indemnitaire afférent au cadre d'emploi (IFSE, CIA) + prime de fin d'année