Assistant·e de Direction H/F - PHIGI

Mission

Garantir le bon fonctionnement administratif, financier, logistique et RH de l'entreprise au quotidien ; coordonner la Direction, les équipes techniques et les partenaires externes (cabinet comptable, conseil juridique, organismes sociaux, financeurs, clients).

A. Ressources humaines

- Préparer les éléments variables de paie et les transmettre au prestataire paie ; contrôler les bulletins ; préparer les virements de salaires (validation par le PDG).
- Suivre la mutuelle et la prévoyance, la médecine du travail, le document unique et la prévention des risques.
- Organiser l'arrivée et le départ des collaborateurs (documents, matériel, accès aux outils internes).
- Gérer avec le conseil juridique les contrats, avenants, fins de contrat, stages et candidatures ; préparer les éventuels contrôles des organismes sociaux ; assurer le suivi administratif RH courant.

B. Pré-comptabilité et notes de frais

- Gérer les ordres de mission et notes de frais : vérification de conformité et préparation pour validation par le PDG.
- Vérifier les écritures préparées automatiquement dans l'outil comptable.

C. Financements publics et crédits d'impôt

- Rassembler les pièces administratives et déposer les dossiers de financement public.
- Suivre les échéances et justificatifs ; organiser le suivi du temps R&D pour les crédits d'impôt.

D. Achats, logistique et vie d'équipe

- Organiser les déplacements professionnels et les achats via les comptes professionnels de l'entreprise.
- Gérer le courrier, les fournitures de bureau et les retours fournisseurs.
- Coordonner la vie d'équipe (repas, petits événements dans le budget validé).
- Participer à la revente éventuelle de matériel ou de mobilier.

E. Paiements et trésorerie

- Préparer les paiements via la banque en ligne ; aucun paiement, envoi ou engagement sans accord du PDG.
- Assurer les relances clients et le suivi administratif de la trésorerie et de la TVA avec la direction financière.

F. Appui à la Direction et outils d'automatisation

- Point hebdomadaire avec la Direction, complété par un bilan plus espacé.
- Travailler avec des assistants IA et outils internes (rédaction de consignes, suivi, vérification des résultats) tout en gardant la main sur les envois, signatures, paiements et partages.

G. Documents et confidentialité

- Partager les documents confidentiels uniquement aux personnes autorisées ; gérer la signature électronique des documents ; assurer l'archivage.

H. Formation et continuité

- Suivre les formations professionnelles ; documenter les procédures pour assurer la continuité de l'activité.

Le profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne fiable, organisée, autonome et polyvalente, qui apprécie les environnements où les journées ne se ressemblent pas.

Vous avez idéalement une expérience en assistanat de direction, office management, administration ou gestion, et vous êtes à l'aise pour prendre en charge un sujet de A à Z.

Vous êtes :

- rigoureux(se) et organisé(e) ;
- à l'aise avec les chiffres et les documents administratifs ;
- discret(e) et respectueux(se) de la confidentialité ;
- autonome et capable de prioriser ;
- réactif(ve) et à l'aise dans les échanges avec différents interlocuteurs ;
- à l'aise avec les outils informatiques.

La connaissance de Pennylane et/ou Silae est un plus.

Une expérience dans une PME, start-up ou environnement technologique sera appréciée.

Phigi, la précision électroactive

Phigi est une startup deeptech qui développe une technologie de plateforme fondamentale : les systèmes électroactifs autonomes de haute précision. Notre savoir-faire unique repose sur la fusion de l'actionnement électrostatique, de l'électronique de contrôle à ultra-basse consommation et de l'autonomie énergétique pour créer des systèmes intelligents à l'échelle millimétrique.

Notre première application phare est le développement d'essaims de microrobots autonomes pour les services en environnements contraints (ex: spatial, maintenance industrielle) pour le marché spatial.