Responsable de l'Accueil et du Bureau Scolarité H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Le Responsable de l'accueil et du bureau scolarité placé sous la responsabilité de la direction du Conservatoire des Alpes-Maritimes, assure ses missions en relations transversales avec l'équipe administrative, pédagogique, les partenaires institutionnels et les familles.

- En charge de l'accueil :
- Accueil physique du public, il veillera à ce qu'il soit dirigé correctement au sein de l'établissement ;
- Accueil téléphonique : il fournira par téléphone aux usagers les renseignements sur les cours et disciplines proposés par
le Conservatoire ;
- Assurera la gestion de la boite générique du conservatoire : suivi, diffusion et classement ;
- Il gèrera la mise à jour des affichages à la réception ;
- Il redirigera les appels téléphoniques aux bons services ou vers les bonnes personnes ;
- Il fournira également les informations sur les évènements de l'établissement ;
- Il veillera à l'application des consignes de sécurité des personnes, des biens et des locaux.

- En charge de la gestion administrative de la scolarité :
- Il gérera les inscriptions des élèves dans le logiciel de métier : saisie, mise à jour des dossiers des élèves ;
- Il gérera les absences des élèves ;
- Il diffusera les informations importantes aux familles : absences des professeurs, reports ou modifications de cours,
changement de salles, etc... ;
- Il assistera les professeurs en cas de problèmes rencontrés sur leur lieu de cours ;
- Il réservera les salles pour les événements ou pour les cours ;
- Il aura un contrôle sur l'envoi des diffusions des manifestations des enseignants (affiches, invitations) et la réservation des salles, des besoins en matériel ;
- Il gérera les modifications d'emploi du temps dans le logiciel de métier ;
- Il élaborera les différents documents administratifs et veillera aux mises à jour.

- Autres :
- Présence lors des réunions de rentrée ;
- Présence lors des auditions et des concerts.

Compétences techniques :
- Maitriser les statuts de la Fonction Publique Territoriale ;
- Maitriser les techniques de rédaction administrative ;
- Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
- Utilisation du logiciel métier : I-MUSE ;
- Connaissance des procédures administratives ;
- Formation CNFPT appréciée.

Compétences relationnelles :
- Savoir travailler en équipe ;
- Avoir le sens du service public ;
- Faire preuve de discrétion et confidentialité ;
- Capacité à communiquer avec des partenaires institutionnels.

Compétences organisationnelles :
- Savoir gérer les priorités et les urgences ;
- Avoir de la rigueur et de la méthode ;
- Savoir faire preuve d'anticipation ;
- Rendre compte à la direction et alerter ;
- Savoir faire preuve de discrétion et réserve.