Assistante de Direction et Assistante Personnelle des Dirigeants H/F - Aztelusso

Apporter un soutien fiable à la direction et à la Présidente, faciliter la circulation des informations et assurer le suivi des dossiers confiés. Le poste contribue au renfort temporaire prévu au contrat : production de contenus et de fiches produits liés aux collections, support de direction et surcroît administratif et opérationnel associé

Missions principales :

1 Assistanat de direction et coordination
- Organiser et tenir à jour les agendas, rendez-vous et réunions ; anticiper les conflits de planning et préparer les informations nécessaires aux arbitrages.
- Préparer les dossiers de réunion, rédiger les comptes rendus, consigner les décisions et suivre les actions, responsables et échéances.
- Trier et orienter les appels, courriels et correspondances ; assurer les relances et signaler les demandes urgentes ou sensibles.

2 Assistanat personnel des dirigeants
- Organiser les déplacements professionnels : réservations, itinéraires, ordres de mission et préparation des justificatifs de frais.
- Traiter les tâches personnelles confiées par les dirigeants dans le périmètre prévu au contrat, avec discrétion, et coordonner les interlocuteurs concernés.
- Faire préciser les priorités lorsque les demandes des dirigeants et les besoins de la Société se chevauchent ; respecter les horaires et le cadre de travail convenus.

3 Rédaction et communication
- Rédiger, relire et mettre en forme les courriers, notes, présentations, comptes rendus, fiches produits et autres supports confiés.
- Effectuer des recherches documentaires, préparer des synthèses et contribuer aux contenus éditoriaux de la marque avec les équipes concernées.
- Veiller à la précision des informations et à la qualité de présentation ; soumettre les contenus sensibles ou destinés à diffusion à la validation de la direction.

4 Administration et fonctionnement du bureau
- Classer et archiver les documents physiques et numériques ; maintenir des dossiers accessibles aux seules personnes habilitées et identifier les versions à jour.
- Tenir le suivi des contrats, conventions et abonnements ; repérer les échéances et préparer les éléments nécessaires aux décisions de la direction.
- Collecter, vérifier la complétude et transmettre les pièces administratives destinées à la paie, aux notes de frais et à la gestion sociale.
- Suivre les commandes de fournitures et la logistique du bureau ; coordonner les demandes auprès des prestataires et suivre leur résolution.

5 Support aux projets et aux partenaires
- Assurer l'interface administrative avec les fournisseurs, prestataires logistiques, experts-comptables, avocats, banques et autres interlocuteurs désignés.
- Apporter un soutien documentaire et de coordination aux dossiers de production et aux projets transverses confiés, sans se substituer aux responsables métiers.
- Tenir à jour l'avancement des dossiers, obtenir les pièces manquantes, relancer les interlocuteurs et alerter sur les blocages.

Lieu principal : 75006 Paris. Déplacements ponctuels selon les besoins.
Durée du travail : 39 heures.
Période : CDD à partir du 30 novembre 2026 jusqu'au 27 janvier 2027.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion,Bureautique et outils collaboratifs,Techniques de communication interne,Techniques de gestion administrative,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la coordination des voyages d'affaires,Classer des documents,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés

Langues: Anglais exigé,Italien souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) d'habillement et de chaussures

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.