Secrétaire Gestionnaire Urbanisme - Mairie de Roubaix H/F - Communes

Le service Urbanisme et Protection du Patrimoine participe à la mise en oeuvre des orientations stratégiques en matière d'urbanisme. Il s'intègre dans la Direction Habitat Hygiène Immobilier Urbanisme
Le/La Secrétaire Gestionnaire, sous l'autorité de la Responsable du service Urbanisme et Protection du Patrimoine et au sein d'une équipe pluridisciplinaire de 18 personnes, réalise des tâches de secrétariat et suit administrativement une partie des demandes faites auprès du service.

Le service Urbanisme et Protection du Patrimoine participe à la mise en oeuvre des orientations stratégiques en matière d'urbanisme. Il s'intègre dans la Direction Habitat Hygiène Immobilier Urbanisme
Le/La Secrétaire Gestionnaire, sous l'autorité de la Responsable du service Urbanisme et Protection du Patrimoine et au sein d'une équipe pluridisciplinaire de 18 personnes, réalise des tâches de secrétariat et suit administrativement une partie des demandes faites auprès du service.

Activités principales
* Enregistrer des dossiers d'urbanisme, saisir sur le logiciel Oxalis différentes données.
* Prendre des arrêtés via le logiciel ad hoc en matière de Déclarations Préalables (DP) et d'enseignes. Prendre l'ensemble des arrêtés du service (permis, Autorisations de Travaux (AT)) en cas d'absence de l'agent qui en a la charge.
* Gérer des envois en accusé réception des notifications des autorisations d'urbanisme
* Transmettre des dossiers aux services de l'Etat
* Participer au suivi des parapheurs du service et occasionnellement à la mise sous parapheurAssurer la gestion de la boîte mail urbanisme
* Participer à l'accueil téléphonique de la direction (prendre le relai des appels téléphoniques de la hiérarchie).
* Prendre en charge le classement et l'archivage des dossiers d'autorisation du droit des sols en lien avec les instructeurs
* Prendre en charge le classement des AT de l'année en cours en cas d'absence de l'agent en charge de la mission
* Gérer le courrier du service (dépôt et retrait) en lien avec les agents d'accueil
* Assurer le relai du Suivi de Courrier Roubaisien (SCR)


Activités spécifiques
* Gérer la prise de rendez-vous pour la responsable et son adjointe et l'organisation de réunions
* Polyvalence en cas d'absence d'une secrétaire du service

Savoir
Aisance informatique (Oxalis, cadastre SIG...)
Connaissance du fonctionnement des collectivités
Des notions de droit de l'urbanisme seraient un plus

Savoir-faire
* Appliquer les procédures mises en place, respecter les délais
* Maîtriser les outils informatiques de base et ses applications
* Savoir classer des dossiers, faire des photocopies, mettre en forme des courriers.

Savoir être
* Être organisé et méthodique et savoir s'adapter ;
* Etre rigoureux et réactif dans le travail, respecter les consignes et les délais de production ;
* Savoir travailler en équipe, être à l'écoute et disponible ;
* Rendre compte de ses activités et difficultés ;
* Se rapprocher de ses collègues quand un problème se pose ;
* Etre assidu ;
* Faire preuve d'amabilité et d'écoute

Informations complémentaires :
* Amplitude horaire : 38h/semaine du mardi au samedi
* Niveau de recrutement : Cadre d'emploi des adjoints administratifs
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix