Assistant de Direction H/F - Chu Nîmes Caremeau

Assurer l'ensemble des activités de secrétariat et d'assistance administrative nécessaires au fonctionnement de la direction de l'Offre de Soins, en contribuant à la fluidité de son organisation, à la circulation de l'information et à la coordination des interlocuteurs internes et externes.

Assurer le secrétariat et l'assistance administrative de la direction :

• Assurer l'accueil téléphonique et, le cas échéant, l'accueil physique des interlocuteurs
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels et demandes vers les interlocuteurs concernés
• Assurer la gestion de l'agenda du directeur et, le cas échéant, de ses collaborateurs, en articulation avec les autres secrétariats de direction
• Organiser les rendez-vous et les déplacements
• Organiser et préparer les réunions internes et externes : convocations, réservation de salles, prestations, ordres du jour, constitution et diffusion des dossiers
• Assurer le suivi administratif des réunions, notamment la rédaction et la diffusion des comptes rendus ou relevés de conclusions
• Assurer la mise en forme, la diffusion, le classement et l'archivage des documents produits par la direction
• Assurer le traitement et la mise en forme des courriers, notes, rapports, diaporamas, tableaux et différents supports de travail
• Organiser et assurer la circulation de l'information auprès des interlocuteurs concernés
• Assurer la gestion des fournitures et des besoins matériels du secrétariat.

Contribuer au fonctionnement administratif de la direction :

• Assurer le secrétariat lié aux dossiers relevant des missions de la direction
• Préparer et mettre en forme les documents nécessaires aux réunions et instances de travail
• Assurer le suivi administratif et la traçabilité des échanges et des dossiers
• Contribuer à la diffusion des informations auprès des interlocuteurs concernés
• Assurer le suivi administratif de certains dispositifs relevant directement de la direction
• Assurer la saisie et le suivi administratif des enquêtes institutionnelles

Assurer la coordination administrative et le suivi transversal :

• Constituer et actualiser les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
• Assurer le suivi des échéances administratives et contribuer à la bonne circulation des informations
• Collaborer avec les services de la DRH pour le suivi administratif des professionnels relevant de la direction : carrières, contrats, plannings, congés, évaluations, etc.
• Participer à la mise en oeuvre et à l'actualisation des outils de classement et d'archivage, notamment numériques
• Assurer la continuité du secrétariat en lien avec les autres secrétariats des directions et services concernés
• Contribuer à toute mission administrative nécessaire au bon fonctionnement de la direction, dans le respect du périmètre de responsabilité défini par la hiérarchie

• Bac +2 minimum - BTS Assistante de direction ou équivalent
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Discrétion et respect du secret professionnel
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Capacités rédactionnelles
• Expérience antérieure en secrétariat de direction
• Connaissance des outils métiers du CHU (AGILETIME notamment)
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement public de santé

Savoir-faire et savoir être :

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistance de direction
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser différents outils métiers
• Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe
• Sens de l'organisation, rigueur et méthode
• Capacité à prioriser et à gérer simultanément plusieurs dossiers et sollicitations
• Capacité d'adaptation et polyvalence
• Réactivité et disponibilité
• Aisance relationnelle et facilité d'expression associées à une bonne présentation
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Autonomie dans l'organisation du travail
• Discrétion, respect du secret professionnel et de la confidentialité
• Sens du service et qualité de la relation avec les interlocuteurs internes et externes

Connaissances associées :

• Organisation et fonctionnement du CHU
• Environnement hospitalier et institutionnel
• Techniques de secrétariat et d'assistance de direction
• Techniques de classement et d'archivage
• Techniques d'accueil physique et téléphonique
• Outils de communication
• Connaissance de l'organisation de l'offre de soins et/ou des parcours patients appréciée