Assistante du Secretaire General Adjoint - Directeur des Ressources Humaines H/F - Service Public

Sous l'autorité du recteur, le secrétaire général de l'académie est chargé de l'administration de l'académie. En cas d'absence ou d'empêchement, il supplée le recteur dont il a reçu délégation de signature. Assisté de trois secrétaires généraux adjoints, il assure la coordination de l'activité des directions et services, en liaison avec les conseillers du recteur. Ils éclairent ensemble les prises de décisions du recteur sur les axes fondamentaux de la gestion académique : préparation de la rentrée, gestion des ressources humaines, grands chantiers nationaux.

Le secrétaire général adjoint chargé des ressources humaines : le directeur des ressources humaines propose la politique de ressources humaines au recteur en accompagnement du projet académique. Il impulse et pilote sa mise en oeuvre. En outre, il coordonne la gestion des relations et ressources humaines de l'académie.

Activités générales :

- Assister le DRH dans l'organisation quotidienne de son travail;

- Traitement des mails, du courrier et appels téléphoniques.

Activités particulières au SGA DRH :

- Tenue de l'agenda;

- Organisation de réunions, de rendez-vous, d'audiences;

- Réservation de salles;

- Création de liens et mise en place des visioconférences;

- Organisation des réunions plénières GT et F3SCT;

- Mise en forme de documents (courriers, diaporamas, tableaux...);

- Gestion des parapheurs;

- Validation demandes sur le logiciel de gestion du temps RENOIRH;

- Suivi de dossiers tels que la MAE, FIJAIS, FIJAIT, B2+;

- Mise à jour du Référentiel Unifié;

- Suivi d'enquêtes en lien avec les différents services;

- Organisation des déplacements;

- Suivi des audiences;

- Suivi et participation aux instances partiaires (F3SCT-A, F3SCT-SA);

- Rédaction des procès-verbaux.

Activités en lien avec les DRH adjoints (2) :

- Tenue de l'agenda;

- Convocations aux divers GT et F3SCT;

- Envoi courriels;

- Aide logistique;

- Réseau Médiation (élaboration d'ODM et lettre donnant mandant);

- Suivi des dossiers relatifs à chaque adjoint (MAE, Médiation...);

- Organisation des déplacements.

Activités en lien avec les DRH de proximité (7) :

- Accueil téléphonique;

- Tenue de l'agenda des DRH de proximité du secteur toulousain (7 personnes);

- Traitement des mails;

- Organisation et réservation de salle pour les réunions;

- Aide administrative;

- Validation des ordres de missions (CHORUS DT).

Activités en lien avec les médiateurs (4) :

- Accueil téléphonique;

- Gestion des mails;

- Mise en forme du rapport annuel.

Connaissances :

- Connaissance du fonctionnement du rectorat (compétences, liaisons fonctionnelles, etc...);

- Connaissances de base sur le système éducatif (organisation et fonctionnement);

- Connaissances de l'organisation formelle du secrétariat;

- Connaissances des procédures administratives.

Compétences :

- Qualités d'organisation, réactivité,

- Pratique de la dactylographie;

- Maîtrise de l'outil informatique;

- Logiciels utilisés : Word, Excel, PowerPoint ; logiciels consultés : EPP/ SIRHEN/ MEDIA / PROXI RH / RENOIRH;

- Applications académiques utilisées : RU Référentiel unifié ; GRR (gestion de réservation des ressources) ; Gestion RENOIRH;

- Communication : WEB et messagerie électronique;

- Maîtrise de l'expression orale et écrite;

- Accueil téléphonique.

Savoir être:

- Discrétion;

- Discernement;

- Diplomatie;

- Disponibilité;

- Esprit d'initiative;

- Réactivité;

- Sens de l'organisation;

- Aptitude à travailler en équipe;