Coordinateur ou Coordinatrice des Assistants de Formation H/F - Service Public

L'Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est un opérateur interministériel de formation initiale et continue des cadres supérieurs et dirigeants de l'Etat. Il porte l'ambition de faire de son offre de formation continue une référence pour le développement des compétences en management stratégique, leadership et transformation de l'action publique. Il contribue également à produire et diffuser une culture commune de l'action publique, avec un rayonnement international, par la formation, par la recherche et par ses actions de coopération.

Au sein de l'INSP, la direction de la formation initiale et continue est chargée de définir et mettre en oeuvre la stratégie de l'INSP en matière de recrutement, de formation et d'accompagnement des élèves, stagiaires et auditeurs. Elle pilote notamment le développement de l'offre de formation continue destinée aux cadres supérieurs et dirigeants de l'Etat afin de les accompagner dans l'évolution de leurs compétences et les transformations de l'action publique.
Le département de la formation continue pilote, au sein de l'INSP, la conception, le déploiement et la mise en oeuvre des programmes interministériels de formation continue destinés aux cadres supérieurs et dirigeants de l'Etat dans les domaines du management stratégique, du leadership et de la transformation de l'action publique. A ce titre, il assure notamment l'organisation du cycle supérieur de perfectionnement des administrateurs de l'Etat (CSPAE)

Missions
- Management et la coordination des assistant(e)s pédagogiques en lien étroit avec les responsables de formation et les adjoints du département ;
- Coordination de la programmation des activités de formations ;
- Suivi de certaines opérations administratives et financières ;
- Appui à la cheffe de département dans le suivi des réunions et la préparation des activités transversales.

Activités principales
Coordination et management de l'équipe des assistant(e)s et assistants pédagogiques:
- Assurer le management : animation des réunions d'équipe, suivi et rééquilibrage des charges de travail, accompagnement au quotidien, gestion du planning des temps de présence sur site au regard des sessions de formation, réalisation des évaluations annuelles
- Mettre en place et suivre des outils de pilotage et d'organisation du travail permettant d'harmoniser les pratiques, fluidifier les échanges et sécuriser les processus internes;
- Superviser l'activité quotidienne de l'équipe : appui à la résolution de difficultés, propositions pour améliorer les pratiques, coordination avec les responsables de formation.

Appui à la mise en oeuvre des activités de formation:
- Soutenir ponctuellement les assistant(e)s de formation dans l'organisation logistique : recherche de salles, coordination avec les intervenants, préparation des événements structurants ;
- Assurer un suivi hebdomadaire structuré du planning général des formations afin de garantir cohérence, anticipation, continuité de service et qualité de mise en oeuvre;

- Faire un suivi régulier avec le référent Qualiopi du département de la formation continue sur le suivi desprocédures par l'équipe des assistant(e) de formation ;
- formation continue sur le suivi des procédures par l'équipe des assistant(e)s de formations;
- Être force de propositions dans l'amélioration et l'optimisation des processus et être la personne contact pour les outils de scolarité et d'évaluation des formations;
- Collecter des informations et données sur des projets/thématiques spécifiques au sein du département de la formation continue.

Assurer le suivi financier en lien avec l'adjoint en charge de la coordination administrative et financière, et la gestionnaire administrative et financière:
- Effectuer un suivi rigoureux des lots de rémunération des intervenants : relance des intervenants en cas de besoin et mise en paiement dans l'outil de scolarité;
- Effectuer un suivi rigoureux des contributions employeurs sur des programmes spécifiques.

Appuyer la cheffe de département:
- Préparer et organiser différents événements professionnels ;
- Aider à la gestion de l'agenda de la cheffe de département :préparation des réunions

- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus en cas de besoin ;

- Être la personne contact pour la planification des formations internes ;

- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants.

En cohérence avec le développement de l'activité, le département souhaite recruter un(e) coordinatrice/coordinateur des assistant(e)s de formation.

Vous disposez d'une solide expérience en coordination administrative et logistique de la formation et appréciez le travail en équipe. Vous savez organiser et coordonner l'activité, accompagner les agents dans leur quotidien et faciliter la coopération. Votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre aisance avec les outils numériques vous permettent d'assurer la maîtrise et le suivi des processus qualité et administratifs, tout en apportant un appui efficace à vos collègues et votre hiérarchie.