Secrétaire de Résidence et Secrétaire RH H/F - Service Public

Accueillir le public et participer à l'administration et à la gestion de la structure.

Secrétariat RH : · La préparation des entretiens professionnels (Le remplissage des encadrés préparatoires ; la rédaction des convocations ; le dépôt de l'ensemble des EPI sur I Parafeur) · La récupération des documents RH nécessaires dans le cadre des recrutements, le dépôt des contrats dans UGRH ainsi que sur I parafeur, programmer les entretiens dans l'agenda de la direction, publication dans Jobaviz. Diffusion jobaviz auprès des partenaires. · L'actualisation du tableau de suivi des contacts des CDD et veiller aux échéances des contrats · Le remplissage des fiches individuelles relatives aux heures des CDD et la vérification des pointages, à faire signer aux intéressés · Envoi de différents documents au service RH (liste grévistes, RTM, etc...) · Participer à la rédaction des annonces aux étudiants dans Ma résidence By CROUS · Diffusion des tableaux de congés à l'ensemble de l'unité de gestion · Rédaction et actualisation des plannings et ouverture des secrétariats

Gestion locative: - Sous l'autorité de la directrice d'unité de gestion ou de l'adjoint de direction, accueillir et faciliter la vie des étudiants (contacts via mails et ma Résidence By CROUS, téléphone, courriers, accueil physique pour information, orientation, formalités administratives...) - Travailler en liaison avec les différents pôles du CROUS, - Traiter les états des lieux de sorties et veiller à l'occupation optimum des résidences, - Facturation et encaissement des loyers, des prestations et des dégradations via les constatations - Assurer les tâches de gestion locative de deux bâtiments (studios et studettes) - Suivi régulier des tâches de gestion, via les droits constatées... - Gérer les situations d'urgence - Diffuser les RDV EDL en période estivale et de rentrée aux étudiants qui réalisent les EDL et organiser leur présence - Participer à la formation des étudiants renforts en loge et EDL - Peut réaliser des EDL si nécessaire - Participer à la rédaction ou actualisation de fiches de procédure en lien avec ses missions. - Peut assurer des permanences dans les accueils en cas d'absence inopinée et non remplacée

Savoirs :

- Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique...), - Maîtrise de l'expression écrite et orale, - Connaissance souhaitée d'une deuxième langue, - Connaissance des outils de communication et de gestion (logiciels, ...), - Connaissance des problèmes du milieu étudiant, - Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur. - Connaissance des techniques d'accueil et de communication,

Savoir-Faire :

- Gestion administrative et locative : Instruction et suivi des dossiers locatifs via les outils dédiés (EBAIL, VISALE...), Gestion des réservations, des attributions de logements, demandes et traitement des transferts en lien avec le pôle logement. Traitement et envoi des dossiers au contentieux, encaissement des loyers, des dégradations et des prestations, contrôle des étudiants sans droit ni titre, relance des débiteurs, suivi des conventions et veiller au respect du règlement intérieur des résidences, - Techniques d'accueil et de secrétariat : Maîtrise de l'expression écrite et orale (courriers, mails, accueil physique et téléphonique), Maîtrise des outils informatiques, bureautiques et des applications métiers (tableaux de bord), Pratique souhaitée d'une deuxième langue

Savoir-Etre :

- Sens de l'écoute et de la diplomatie : Capacité à accueillir un public varié, à l'orienter et à faire preuve d'empathie face aux problématiques du milieu étudiant. - Gestion du stress et maîtrise de soi : Aptitude à gérer les situations d'urgence, les conflits ou les personnalités difficiles avec calme et efficacité.- Polyvalence et adaptabilité : Capacité à s'adapter aux nécessités du service public (remplacements exceptionnels, prolongation d'activité ou tâches connexes pour assurer la continuité du service). - Rigueur et sens de l'organisation : Rigueur indispensable pour la gestion des dossiers, le respect des procédures CROUS et l'application du règlement intérieur. - Esprit d'équipe et communication : Capacité à travailler en transversalité et en liaison permanente avec sa hiérarchie (DUG, adjoint), les autres gestionnaires et les accueils