Secrétaire de la Maison Départementale des Solidarités Mds - Offre 2176 H/F - Département Meurthe et Moselle

Le département de Meurthe et Moselle couvre une population de 733 821 habitants (591 communes réparties en 23 cantons). Fort de la diversité de ses 143 métiers différents exercés par 3350 agents, la collectivité se montre soucieuse de la qualité de vie au travail des agents et soutient une politique d'amélioration continue des conditions de travail, à la fois dans une approche individuelle mais également collective.
Au sein de cette collectivité composée de six territoires départementaux, le territoire de Longwy, de Longuyon à l'ouest jusqu'à Villerupt à l'est, se distingue par son côté frontalier et européen.
Entre forts contrastes socio-économiques (travailleurs frontaliers vs. ménages vivant sous le seuil de pauvreté) et longue histoire industrielle, le territoire évolue aujourd'hui vers une économie résidentielle et domestique, connaissant une croissance importante du secteur tertiaire.

Le territoire du Longwy compte 121 agents et 9 sites départementaux : 1 Maison du Département, 1 STAM, 2 Maisons départementales des solidarités composées de 5 sites et 2 centres d'exploitation.
Sont également présents sur le territoire de Longwy : 1 antenne territoriale de la médiathèque départementale, 8 collèges publics, 2 privés, 16 espaces naturels sensibles, dont 2 sites départementaux prioritaires et 363 km de routes départementales.

MISSION : sous l'autorité hiérarchique la Responsable territorial.e accueil (RTA), il (elle) est un interlocuteur (trice) local (e) pour l'ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l'équipe, les usagers, les différents services de l'institution et les partenaires. Il (elle) assure l'accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction le (la) plaçant au coeur de l'information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l'éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.ACTIVITES

Accueil

-Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l'équipe et/ou des organismes compétents

-Remet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches

-Fait le lien avec les travailleurs sociaux et le public rencontré, évalue l'urgence et alerter les travailleurs sociaux en cas de nécessité

-Participe à la gestion des plannings de l'équipe et gérer la prise de rendez-vous pour les professionnels

-Accueille les partenaires extérieurs

-Peut contribuer à des réunions d'information et d'animation à destination des publics, en MDS

Gestion et suivi administratif des dossiers

-Gère et renseigne les dossiers sur un plan administratif : tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie

-Assure le classement, l'archivage et/ou la transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux

Organisation et secrétariat

-Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)

-Contribue à l'organisation des activités de la MDS (création et gestion d'outils) et assure un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité

-Rédige des documents types et met en forme les écrits professionnels dans le respect des attentes des missions

-Assure la mise à jour des listings, des imprimés et de la documentation, classe et archive

-Veille à l'articulation avec les professionnels du site pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique

-Assure un soutien informatique de premier niveau

-Participe aux réunions d'équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique

-Est amené.e à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l'ensemble des sites de la MDS à laquelle il.elle est rattaché.e

-Participe à l'accueil des stagiaires

Compétences stratégiques :

· Décrypter les attentes et identifier les besoins

· Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative

· Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail

· Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail

· Faire preuve de curiosité intellectuelle

Compétences relationnelles :

· Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique

· Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles

· Savoir créer un climat et une relation de confiance

· Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

· Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté

· Savoir écouter

· Etre capable de reformuler

· Savoir faire respecter des règles/échéances

· S'inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel

· Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

Compétences techniques :

· Connaître les spécificités de l'activité de la collectivité

· Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d'intervention

· Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)

· Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l'information

· Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions

· -Maîtriser les outils du pack bureautique

· Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)

· Utiliser les logiciels spécifiques du service