Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - CAMSP

Attention : le diplôme est requis ou 1ère expérience en cabinet medical ou médico social et secrétariat appréciée.
Contrat : 12h15 hebdomadaire - CDD de 6 mois - CAMSP/PCO - SAVERNE/INGWILLER

Vos principales missions :
Accueil et information
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, familles, partenaires et prestataires
- Répondre aux demandes d'information, les transmettre, les orienter vers les bons interlocuteurs
- Gérer les rendez-vous et les plannings, les présences/absences des usagers dans les logiciels métiers

Gestion administrative
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers divers, comptes rendus, rapports
- Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers (DUI), les attestations règlementaires et diverses
- Gérer des admissions et sorties des usagers
- Assurer le classement, l'archivage et la tenue des dossiers

Suivi des données et tableaux de bord
- Chercher, saisir et/ou actualiser les données dans les logiciels métiers
- Participer à la constitution de statistiques, tableaux de bord, questionnaires de satisfaction et rapports
d'activité

Soutien à la direction et aux équipes
- Participer à l'organisation des réunions et d'évènements spécifiques (convocations, ordres du jour, PV,...) ainsi que la logistique s'y rapportant
- Aider à la préparation des documents pour les instances (conseils de vie sociale, commissions)

Participer au dispositif institutionnel, en :
- Collaborer de manière constructive avec ses collègues, autres salariés de l'Association et partenaires extérieurs
- Contribuer à l'amélioration et au développement des prestations à destination des usagers
- Connaître et utiliser les documents de la démarche qualité et la certification ISO 9001

Profil :
Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle ou diplôme de niveau Bac +2 (BTS, DUT, ...) en assistanat.
Diplôme requis (et expérience dans le secteur médico-social appréciée).

Compétences clefs
- Être un relai auprès des équipes
- Être discret et respecter la confidentialité
- Faire preuve de polyvalence, rigueur, organisation
- Savoir prioriser, maîtriser les délais
- Être autonome

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion des emails,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.