Assistant AdministratiFVe - Authie H/F - Communes

Sous l'autorité de la Secrétaire Générale de Mairie, l'Assistant(e) assure l'accueil du public, le traitement administratif des dossiers courants et apporte un appui à la gestion quotidienne de la Collectivité. Il/Elle contribue à la continuité du service public et participe au bon fonctionnement des services administratifs.

1. Accueil et relation avec les administrés
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie ;
- Informer, orienter et renseigner les usagers ;
- Identifier les demandes et les transmettre au service compétent ;
- Gérer les rendez-vous des élus et de la Secrétaire générale si nécessaire.
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2. Secrétariat administratif
- Assurer le traitement du courrier entrant et sortant ;
- Rédiger des courriers, attestations et documents administratifs ;
- Mettre en forme les documents administratifs ;
- Effectuer le classement et l'archivage ;
- Gérer les courriels de la mairie.
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3. Assistance administrative à la Secrétaire Générale
- Participer à la préparation des conseils municipaux (convocations, dossiers, copies, diffusion) ;
- Préparer les dossiers administratifs ;
- Assurer le suivi de certains tableaux de bord ;
- Participer à la mise à jour des registres obligatoires ;
- Assurer le suivi administratif de dossiers confiés.
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4. État civil et affaires générales
- Établir les actes d'état civil selon les habilitations ;
- Délivrer les copies et extraits d'actes ;
- Gérer les demandes liées au recensement citoyen ;
- Participer à la préparation des élections ;
- Mettre à jour les registres administratifs.
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5. Gestion comptable (en appui)
- Préparer les bons de commande ;
- Saisir les engagements comptables ;
- Vérifier les factures ;
- Préparer les mandats et titres sous le contrôle de la Secrétaire Générale ;
- Classer les pièces comptables.
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6. Communication et vie communale
- Mettre à jour le site internet et les panneaux d'information ;
- Préparer les supports de communication municipale ;
- Participer à l'organisation des cérémonies et manifestations communales ;
- Assurer la diffusion des informations municipales.
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Missions ponctuelles
- Assurer la continuité du service en l'absence de la Secrétaire générale sur les tâches déléguées ;
- Participer aux opérations électorales ;
- Participer au recensement de la population ;
- Apporter un renfort administratif selon les besoins des services.

Un(e) assistant(e) administrati(f)ve dynamique, organisé(e) et rigoureu(x)se, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et de la communication. Il/Elle doit être capable d'assurer efficacement la gestion administrative quotidienne, de rédiger et traiter les documents professionnels, de gérer les appels et les courriers, d'assurer le suivi des dossiers et de faciliter la coordination entre les différents services.

Le/La candidat(e) idéale doit posséder une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook, ainsi que de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles. Il/Elle doit faire preuve de discrétion, de réactivité, d'autonomie et d'un grand sens de la confidentialité.