Assistant de Direction - Coordination et Pilotage H/F - Service Public

En binôme avec une autre assistante de direction, vous assurez cinq missions complémentaires:

1/ Assurer un appui exécutif de haut niveau à la direction et aux membres du COMEX (12 personnes)

Vous accompagnez la direction et les membres du COMEX dans leur fonctionnement quotidien :

• Préparer les dossiers, notes, courriers et présentations nécessaires aux réunions et instances de gouvernance
• Coordonner les agendas, réunions, déplacements et événements institutionnels
• Assurer le suivi des courriers, parapheurs électroniques et circuits de validation
• Gérer les relations avec les interlocuteurs internes et externes de la direction
• Organiser, classer et mettre à disposition la documentation utile à la continuité d'activité

2/ Organiser l'anticipation et sécuriser l'activité de la direction

Au-delà de la gestion quotidienne, vous exercez un véritable rôle de planification et d'anticipation :

• Détecter les risques de conflits d'agenda, de calendrier ou de disponibilité et anticiper les conditions de participation aux réunions
• Préparer en amont les échéances sensibles et les événements structurants
  Coordonner la mobilisation des acteurs concernés afin de réunir les informations nécessaires à la prise de décision
• Veiller à ce que chaque rendez-vous, réunion ou déplacement soit préparé et sécurisé
• 3/ Coordonner et piloter les échéances collectives

Vous assurez le suivi transversal de nombreuses sollicitations adressées à la DNUM :

• Assurer le suivi des demandes du Secrétariat général, des inspections, des juridictions, du Parlement et des autorités administratives indépendantes
• Planifier les contributions attendues, assurer les relances et suivre leur avancement
• Identifier et signaler les risques de retard ou de blocage
• Élaborer et actualiser des tableaux de suivi permettant à la direction de disposer d'une visibilité sur l'avancement des travaux

4/ Concevoir et améliorer les processus de fonctionnement

Disposant d'une vision transverse de l'activité, vous contribuez activement à l'amélioration continue de l'organisation :

• Formaliser et documenter les procédures de fonctionnement du cabinet et harmoniser les pratiques du binôme d'assistance
• Proposer et mettre en oeuvre des améliorations visant à fluidifier les échanges, à sécuriser les activités et à faciliter le fonctionnement collectif
• Contribuer à la continuité de service et à la capitalisation des connaissances

5/ Mettre le numérique au service de l'organisation

Particulièrement à l'aise avec les outils numériques, vous exploitez leurs possibilités pour simplifier les processus, fiabiliser le suivi des activités et améliorer les méthodes de travail:

• Concevoir et structurer des outils numériques de suivi et de pilotage
  Créer des modèles, tableaux de bord et supports de reporting adaptés aux besoins de la direction
• Identifier et mettre en oeuvre des automatisations simples permettant de réduire les tâches répétitives
• Accompagner la direction dans l'adoption de nouveaux outils

Expérience professionnelle

• Au moins 10 ans d'expérience dans des fonctions d'assistance de direction auprès de cadres dirigeants ou de responsables de haut niveau
• Expérience significative dans une administration publique ou un environnement institutionnel complexe
• Expérience démontrée dans l'organisation, la coordination et l'amélioration des modes de fonctionnement collectifs
• Appétence forte pour le numérique et les enjeux de transformation

Connaissances

• Techniques d'assistance de direction de haut niveau
• Fonctionnement des administrations et des circuits décisionnels
• Techniques d'organisation et de gestion des priorités
• Méthodes de formalisation des procédures
• Outils bureautiques et collaboratifs avancés
• Techniques de communication écrite et orale

Savoir-faire

• Organiser et orchestrer simultanément de multiples activités et échéances
• Anticiper les besoins de la direction et détecter les situations à risque
• Structurer des processus et définir des méthodes de travail
• Concevoir des outils de pilotage, de suivi et de reporting
• Hiérarchiser et filtrer un volume important d'informations
• Produire des synthèses claires et opérationnelles
• Exercer un rôle de conseil, d'alerte et de facilitation
• Utiliser de manière avancée les outils numériques pour gagner en efficacité

Savoir être

• Sens aigu de l'anticipation et de l'organisation
• Capacité à structurer, simplifier et fluidifier les modes de fonctionnement
• Excellente gestion des priorités et du temps
• Autonomie, discernement et esprit d'initiative
• Rigueur et fiabilité dans l'exécution
• Aptitude à travailler dans un environnement exigeant et à forte réactivité
• Qualités relationnelles, diplomatie et sens du service
• Discrétion professionnelle absolue
• Esprit d'équipe et sens du collectif