Secrétaire d'Intendance Temps Partiel H/F - Lycee Professionnel Chateau Potel

MISSION PRINCIPALE : Assurer l'ensemble des opérations liées au secrétariat du secrétaire général(e).
PLACE DU POSTE DANS L'ORGANISATION : Le poste est placé sous l'autorité directe du secrétaire général(e).
CONTEXTE ET SPECIFICITE :
-Discrétion professionnelle
-Utilisation des logiciels de bureautique
-Utilisation des interfaces informatiques pour la gestion financière et matérielle de l'établissement.
-Respect des échéances administratives et organisationnelles d'un établissement scolaire.
MISSION DU POSTE :
-Assurer les tâches administratives du secrétariat de l'Intendance.
-Aider à la gestion matérielle de l'établissement.
ACTIVITE DU POSTE :
-Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs se présentant au secrétariat.
-Gérer les messages téléphoniques.
-Diffuser l'information.
-Rédiger et mettre en forme les documents.
-Prendre en charge les archives du secrétariat d'Intendance.
-Etablir des bons de commandes.
-Engager les dépenses.
-Saisir les mandats sur GFC (logiciel de comptabilité), les vérifier avec la secrétaire générale avant leur impression et leur mise en forme pour l'Agence Comptable (agrafer les factures et autres documents nécessaires au mandat).
-Rangement des mandats et ordres de recettes dans les dossiers suspendus situés dans le bureau de la secrétaire générale.
-Assurer le passage à la cantine le midi.
COMPETENCES ET CAPACITES REQUISES :
-Maîtriser l'outil informatique et les nouvelles technologies de l'information.
-Maîtriser les logiciels de bureautique
-Savoir organiser et planifier ses activités.
-Maîtriser la langue française.
-Maîtriser les règles de présentation et de transmission des courriers administratifs.
-Savoir s'exprimer à l'oral.
-Savoir communiquer avec différents interlocuteurs.
-Connaître les règles budgétaires qui régissent les établissements publics locaux d'enseignement.
-Connaître le fonctionnement de l'organisation du système éducatif.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Réaliser des opérations comptables,Contrôler la conformité des documents financiers,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Garantir la confidentialité des informations,Mettre à jour un dossier, une base de données,Répondre aux demandes d'information,Traiter les factures et les paiements,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.