Secrétaire H/F - Association pour Adultes et Jeunes Handi

L'APAJH 04 a pour objet de promouvoir la dignité et la pleine citoyenneté des personnes handicapées en oeuvrant pour leur complet épanouissement et leur meilleure inclusion. Elle promeut le partage d'expériences et de savoirs, la mutualisation et la transversalité des actions en cohérence avec les orientations qu'elle a définies. L'APAJH04, adhérente à la Fédération APAJH, porteuse de valeurs de laïcité, de solidarité et de citoyenneté recrute pour son siège administratif.
L'APAJH04, adhérente à la Fédération des APAJH, porteuse de valeurs de laïcité, de solidarité et de citoyenneté recrute pour l'activité de son Pôle Dys les Lavandes un(e) secrétaire - assistant(e) Adminitratif(ve) à 0.95ETP en CDI pour un SESSAD et sa Plateforme de coordination et d'orientation (PCO).
Le Pôle Dys Les Lavandes est un établissement spécialisé dans l'évaluation diagnostique et l'accompagnement, sous des modalités plurielles, d'enfants porteurs de trouble développemental du langage, troubles spécifiques des apprentissages, TDA/H, trouble développemental de la coordination.
Nous recherchons un(e) secrétaire à 0.95 ETP en CDI à compter du 15 novembre 2026.

Sous la responsabilité de la directrice et, sur le plan opérationnel, d'une cheffe de service, le (la) candidat(e) intégrera l'équipe pluriprofessionnelle du Pôle Dys Les Lavandes.

Dans le cadre du projet d'établissement et des projets individuels des enfants accueillis, ses principales missions seront les suivantes :

Sur le volet SESSAD :
Assurer le secrétariat de l'organisation des bilans spécialisés :
- Convocation, gestion des rendez-vous,
- Création et saisie des dossiers enfants dans le logiciel métier (Ogyris)
- Gestion des notifications MDPH dans ViaTrajectoire

Assurer le secrétariat des accompagnements de proximité des Alpes de Haute-Provence :
- Gestion des dossiers d'admission,
- Gestion des projets individuels d'accompagnement,
- Elaboration des suivis d'activité trimestrielles,
- Suivi de l'activité (rapport d'activité, réponses aux enquêtes)
- Gestion des conventions avec les professionnels libéraux,
- Vérification de la facturation des professionnels libéraux et des transports
- Participer aux réunions d'équipe plénière,

Sur le volet PCO 7-12 ans TND :

Sous la responsabilité de la coordinatrice de la PCO, le ou la candidat(e) intégrera l'équipe pluriprofessionnelle de la PCO TND 7-12 ans du Pôle Dys Les Lavandes et assurera l'interface entre la PCO, les familles et les professionnels acteurs du parcours de soins coordonné. Ses missions sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des parents et professionnels, 1ères informations délivrées, recueil des 1ers renseignements, orientation vers la coordinatrice de la PCO, transmission d'informations ;
- Réception et mise à jour des demandes d'entrée sur la PCO ;
- Gestion tout au long du parcours PCO du suivi des dossiers usagers dans le logiciel métier dédié ;
- Préparation des plannings des rendez-vous ;
- Collecte et diffusion des comptes-rendus de bilan et de prise en charge de la PCO aux parents, médecins de 1ère ligne, partenaires libéraux, structures de 2ème ligne ;
- Suivi analytique des tableaux de bord indiquant les données quantitatives et qualitatives de l'activité de la plateforme (pour requête d'indicateurs)
- Suivi des conventionnements avec les praticiens libéraux et les structures de 2ème ligne ; suivi de la file acte, listing trimestriel des enfants bénéficiant d'un parcours PCO à transmettre à la CPAM ;
- Suivi du décompte par enfant et par professionnel libéral ;
- Contrôle, préparation et suivi des factures des prestations ;
- Rédaction de conventions, courriers, comptes-rendus de réunion de service ;

Personnel de l'établissement, il devra veiller à entretenir une relation adaptée aux usagers, à leurs familles comme aux différents personnes amenées à fréquenter la structure.

Experience: 4 An(s)

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Techniques de gestion administrative,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la confidentialité des données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Services administratifs combinés de bureau

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.