Assistant Administratif - Cenon 33 H/F - Securitec Incendie
- Pleumeleuc - 35
- CDD
- Securitec Incendie
Les missions du poste
Depuis près de 20 ans SECURITEC incendie se développe sur le marché de la sécurité incendie auprès des professionnels. Devenu un des principaux acteurs régionaux nous bénéficions d'un important portefeuille clients sous contrat.
www.securitec-incendie.com
RESPONSABILITES
Organise et coordonne pour la personne responsable de l'exploitation, la transmission et la rédaction des informations du service. Traite, exploite, suit une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques).
Saisit et présente des documents (courriers, rapports d'intervention, rapports qualité, devis et propositions d'offre contractuelle, factures, avoirs...) à destination de la clientèle, des commerciaux pour le service exploitation.
Participe à la planification de la production administrative et technique (lancement de visites...).
Veille à l'adéquation entre capacités de production et charges de travail.
Gère les stocks de production. Participe à l'amélioration des outils de production.
SITUATION DANS LA STRUCTURE
L'emploi s'exerce en bureau, en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique.
Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses provenant de l'entreprise, de l'extérieur et du responsable. Les horaires sont généralement réguliers. L'activité comporte des relations de collaboration avec le service technique et le service commercial, ainsi que des liaisons avec les fournisseurs et les sous-traitants.
MISSIONS
- Recueillir, analyser et traiter les demandes provenant des différentes sources d'information et de communication (ERP, bases de données, emails, courriers, fax, appels téléphoniques...) selon des procédures administratives définies.
- Saisir informatiquement des données et assurer la frappe, la présentation et l'envoi de documents. (Contrats, courriers, rapports d'intervention, rapports qualité, devis, factures, avoirs...).
- Recouvrement
- Mise en place de devis
- Être un service support pour fournisseurs
- Renseigner les services internes et les clients sur les informations concernant le domaine d'activité du service.
- Assurer l'intégralité du suivi administratif des commandes.
- Rassembler, mettre en forme, analyser (tableaux de bord, graphiques, statistiques...), les différents travaux du service.
- Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites.
- Contribuer à l'amélioration des procédures administratives existantes.
Les missions décrites ci-dessus présentent ni un caractère exhaustif, ni un caractère définitif. Elles ont nécessairement un caractère évolutif. Elles sont en conséquence susceptibles d'être adaptées, de manière temporaire ou définitive, en fonction des nécessités du service, de la bonne marche ou de l'organisation de la Société et des évolutions de l'activité de la Société
COMPETENCES ET SAVOIRS
Capacités liées à l'emploi :
- Maîtriser les particularités commerciales, techniques et réglementaires des prestations traitées.
- Hiérarchiser l'urgence des demandes.
- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service.
- Développer des liaisons techniques et fonctionnelles avec l'environnement de travail.
- Analyser et synthétiser des informations techniques et organisationnelles.
- Se conformer et s'adapter à des processus méthodologiques différents et rigoureux.
- Respecter le caractère confidentiel de certaines informations traitées ou communiquées.
Contrat : CDD de 2 mois
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RESPONSABILITES
Organise et coordonne pour la personne responsable de l'exploitation, la transmission et la rédaction des informations du service. Traite, exploite, suit une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques).
Saisit et présente des documents (courriers, rapports d'intervention, rapports qualité, devis et propositions d'offre contractuelle, factures, avoirs...) à destination de la clientèle, des commerciaux pour le service exploitation.
Participe à la planification de la production administrative et technique (lancement de visites...).
Veille à l'adéquation entre capacités de production et charges de travail.
Gère les stocks de production. Participe à l'amélioration des outils de production.
SITUATION DANS LA STRUCTURE
L'emploi s'exerce en bureau, en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique.
Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses provenant de l'entreprise, de l'extérieur et du responsable. Les horaires sont généralement réguliers. L'activité comporte des relations de collaboration avec le service technique et le service commercial, ainsi que des liaisons avec les fournisseurs et les sous-traitants.
MISSIONS
- Recueillir, analyser et traiter les demandes provenant des différentes sources d'information et de communication (ERP, bases de données, emails, courriers, fax, appels téléphoniques...) selon des procédures administratives définies.
- Saisir informatiquement des données et assurer la frappe, la présentation et l'envoi de documents. (Contrats, courriers, rapports d'intervention, rapports qualité, devis, factures, avoirs...).
- Recouvrement
- Mise en place de devis
- Être un service support pour fournisseurs
- Renseigner les services internes et les clients sur les informations concernant le domaine d'activité du service.
- Assurer l'intégralité du suivi administratif des commandes.
- Rassembler, mettre en forme, analyser (tableaux de bord, graphiques, statistiques...), les différents travaux du service.
- Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites.
- Contribuer à l'amélioration des procédures administratives existantes.
Les missions décrites ci-dessus présentent ni un caractère exhaustif, ni un caractère définitif. Elles ont nécessairement un caractère évolutif. Elles sont en conséquence susceptibles d'être adaptées, de manière temporaire ou définitive, en fonction des nécessités du service, de la bonne marche ou de l'organisation de la Société et des évolutions de l'activité de la Société
COMPETENCES ET SAVOIRS
Capacités liées à l'emploi :
- Maîtriser les particularités commerciales, techniques et réglementaires des prestations traitées.
- Hiérarchiser l'urgence des demandes.
- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service.
- Développer des liaisons techniques et fonctionnelles avec l'environnement de travail.
- Analyser et synthétiser des informations techniques et organisationnelles.
- Se conformer et s'adapter à des processus méthodologiques différents et rigoureux.
- Respecter le caractère confidentiel de certaines informations traitées ou communiquées.
Contrat : CDD de 2 mois
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Travaux d'installation électrique dans tous locaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Travaux d'installation électrique dans tous locaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.