Assistant Administratif au Service Évènementiel - Commune de Wittelsheim H/F - Communes

Wittelsheim, ville dynamique de 10700 habitants qui compte 117 agents au sein de ses services.
Labels « Terre de jeux 2024 », 2 lauriers « Ville Active & Sportive », 2 fleurs « Villes et Villages fleuris », 2 libellules « Commune nature ».

Sous l'autorité de la Responsable du service, vous participerez à l'organisation administrative et logistique des évènements municipaux.

Participer à la préparation administrative et logistique des événements organisés par la collectivité (évènements festifs, cérémonies commémoratives, etc.):
- Suivi des échéanciers
- Participation à la rédaction du cahier des charges,
- Suivi des besoins matériels et administratifs ; élaboration de bons de commande
- Rédaction de courriers d'invitations, compte-rendu
- Assurer le premier niveau d'information auprès des associations et partenaires
- Gestion des stocks (boissons, matériels)
- Mise à jour des tableaux de suivi
- Suivi de facturations

Assurer une présence lors des évènements :
- Accueil et échanges avec les artistes
- Veille organisationnelle
- Coordination des intervenants (personnels communaux, partenaires extérieurs, artistes)

Activités secondaires :
- Participation à la réflexion quant à des concepts d'évènements novateurs, attractifs et adaptés aux divers publics cibles
- Suivi des locations des chalets et minibus de la collectivité - rédaction de conventions
- Accueil du public (partenaires, administrés, associations)

Niveau de diplôme exigé : Formation initiale et /ou expérience obligatoire dans le domaine de la gestion/de l'évènementiel

Savoirs-faires:
- Connaissance de l'organisation d'une collectivité territoriale
- Maitrise des bases de l'outil bureautique (Pack office, Outlook, teams, Internet)
- Maitrise des techniques de planification

Savoirs-êtres :
- Sens de l'organisation indispensable
- Être force de proposition
- Capacité à travailler en équipe
- Discrétion
- Efficacité, réactivité et capacité d'adaptation