Assistant ou Assistante de Direction - Mairie de Lillers H/F - Communes

Assistante de Direction du DGS

- Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
- Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Collectivité.
- Transmettre les documents dans les délais.
- Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
- Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails.
- Traiter les flux de courriers entrants et sortants.
- Recevoir et réorienter les courriers électroniques.
- Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
- Intervenir sur des outils de gestion de flux décisionnels (progiciels de gestion, bases de données) pour leur constitution, leur mise à jour et la production d'extractions.
- Assembler, trier, classer et archiver des documents.
- Synthétiser et présenter des informations.
- Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d'information de la Collectivité.
- Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de la Collectivité.
- Gérer l'agenda de l'entité ou du/des responsables, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Collectivité.
- Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels).
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d'importance.
- Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l'interlocuteur vers le service compétent.
- Garantir la confidentialité.
- Intervenir dans le cadre de processus fonctionnels ou opérationnels de la Collectivité pouvant inclure les processus de gestion, financiers et RH.
- Assurer les relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus.
- Proposer si besoin des évolutions concernant les processus en place.
- Assurer le suivi, commander les matériels nécessaires à la bonne exécution du travail du service.

- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales ;
- Maîtrise des techniques d'assistanat de direction ;
- Techniques d'expression orale et écrite ;
- Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ;
- Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.
- Maîtrise des procédures administratives ;
- Connaissance de l'environnement public ;
- Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.
- Organiser l'agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités ;
- Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d'activité ;
- Maitrise de l'ensemble des outils du Pack Office ;
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse.
- Très bonne expression orale ;
- Très bon sens de l'organisation, esprit d'initiative et autonomie ;
- Engagement, disponibilité ;
- Rigueur, fiabilité et discrétion ;
- Esprit d'initiative, proactivité ;
- Réactivité et capacités d'adaptation ;
- Organiser, gérer, anticiper ;
- Evaluer des informations ;
- Bonne présentation.