Assistant de Direction H/F - Coreli

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Profil de poste

Vous avez idéalement une culture des métiers de la construction. Vous serez le pilier administratif, organisationnel et relationnel de l'entreprise. Vous représenterez la Direction et serez le lien de confiance entre chaque collaborateur.

Vous serez accompagné(e) lors de votre formation au poste, afin d'acquérir les connaissances spécifiques nécessaires dans les meilleures conditions. Puis vous serez épaulé(e) par une assistante déjà en poste.

Lieu de travail : St Martin d'Hères et Bassens.

Contenu du poste (évolutif et non exhaustif) :

Gérer le courrier entrant et sortant, les appels téléphoniques, traiter et répondre aux e-mails.

Contact téléphonique avec les clients, fournisseurs, partenaires administratifs divers et collaborateurs sur chantiers.

Rédiger tous types de documents (contrats, marchés de travaux, devis, factures, certificats de paiement, déclarations diverses...) archivage, classement.

Rassembler et suivre les documents contractuels (marchés, avenants, assurances, documents administratifs, devis). Assurer la liaison avec les sous-traitants et partenaires pour la bonne circulation des informations.

Effectuer la mise à jour des tableaux de bord.

Effectuer des tâches de bureautique telles que la saisie de données, la gestion des fichiers et la tenue à jour des dossiers de suivi divers.

Traiter les commandes de fournitures, les factures et les paiements des fournisseurs et sous-traitants (établissement des certificats de paiement, virements...).

Assurer le suivi financier des opérations.

Gérer et suivre les commandes, en cours de stocks, des retours de produits, réception du matériel.

Organiser le déplacement des collaborateurs (réservations d'hôtels, location de logements, billets d'avion, location de voitures...).

Organiser les évènements d'entreprise (team buildings, réceptions).

Assurer le suivi administratif et social du personnel (début et fin de contrat, absences, congés, maladie, médecine du travail, mutuelle, notes de frais, paies...).

Transmettre les variables pour la paie, relations avec l'expert-comptable, diffusion des bulletins aux salariés, virements des salaires et remboursement notes de frais.

Suivi du matériel mis à la disposition des collaborateurs, suivi de la flotte véhicule (entretien, assurances...), suivi de la flotte téléphonie.

Il s'agit d'un poste très varié, au centre de l'activité de chaque collaborateur de l'entreprise, ainsi que le support direct de la Direction.

Motivation, esprit d'équipe, fiabilité, rigueur et exigence, capacité d'adaptation, prise d'initiative, autonomie, bonne capacité de travail.

Formation Bac +2 minimum, vous avez une expérience conséquente en qualité d'assistanat de Direction

Votre niveau en anglais est correct. Vous maîtrisez les outils informatiques classiques, tableurs, internet et êtes en mesure d'appréhender de nouveaux outils si nécessaire.

Vous êtes capable de rechercher en autonomie les informations nécessaires à la réalisation d'une tâche.

Notre société intervient dans le domaine de la construction en tant que Contractant Général assurant l'ensemble des missions de maitrise d'oeuvre de l'étude de faisabilité à la direction de travaux en passant par l'économie de la construction.

Créée en février 2007, la société est implantée à Saint Martin d Hères en Isère et à Chambéry en Savoie et participe à la réalisation de chantiers de construction principalement en Rhône-Alpes (Isère, deux Savoies, Alpes Maritimes) mais également sur l'ensemble du territoire français.

Le domaine d'activité principal de la société est la réalisation d'opérations type résidences, hôtels, chalets et constructions de haut standing.