Assistant ADV H/F - ADEQUAT

Créé en 2016, Hexalean est un groupe industriel français multi-sites spécialisé dans la transformation du métal. Nous mettons nos expertises complémentaires au service d'industries françaises et internationales exigeantes et responsables.

Nous proposons des solutions industrielles complètes, sur mesure, innovantes et décarbonées pour relever vos défis les plus complexes.

Notre Groupe poursuit sa croissance en partageant les mêmes valeurs : performance opérationnelle, relation de proximité durable et innovation responsable.

Le site Adéquat propose des prestations d'usinage, décolletage et fraisage adaptés aux besoins de ses clients.

Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) H/F

Les missions du poste

Vous aimez faire avancer les commandes, assurer un suivi rigoureux des dossiers et faciliter la coordination entre les équipes ? Vous appréciez également la polyvalence et souhaitez contribuer au bon fonctionnement d'un site industriel ?

En lien avec les équipes commerciales, la logistique, la comptabilité et les Ressources Humaines, vous assurez le suivi administratif des commandes clients.

Votre rôle est de garantir la fiabilité des informations, la fluidité des opérations et une bonne coordination entre les différents interlocuteurs.

1. Administration des ventes

• Saisir et contrôler les commandes clients.
• Assurer le suivi des dossiers jusqu'à la livraison.
• Émettre et vérifier les factures clients.
• Gérer les litiges, effectuer les relances et débloquer les dossiers en attente.
• Mettre à jour le portefeuille clients dans l'ERP.
• Alimenter les tableaux de suivi et les indicateurs d'activité.
• Coordonner les échanges avec les équipes logistiques afin d'ajuster les délais et de garantir la satisfaction client.

2. Relais RH du site

En lien avec le service Ressources Humaines, vous assurez un rôle de relais administratif RH de proximité :

Assurer la gestion des intérimaires : demandes de personnel, suivi des contrats, renouvellements et fins de mission, en lien avec les agences d'intérim et le service RH.

Assurer la gestion administrative des formations : inscriptions, convocations, suivi des présences et mise à jour des documents.

Veiller à la bonne tenue des dossiers et à la transmission des informations au service RH.

3. Lien avec le service comptabilité

Vous contribuez également à la bonne coordination entre le site et le service comptabilité :

• Assurer la transmission des informations et des pièces nécessaires au traitement comptable.
• Participer au suivi des factures clients et fournisseurs, selon le périmètre confié.
• Identifier les écarts ou anomalies administratives et faciliter leur résolution avec les interlocuteurs concernés.
• Répondre aux demandes de vérification et assurer le suivi des dossiers en attente.
• Veiller à la fiabilité et à la bonne circulation des informations entre les services.

Vous travaillez avec un ERP interne, des tableaux de suivi et les outils de gestion administrative du site. La rigueur, la polyvalence, le sens du service et la coordination sont essentiels pour réussir dans cette fonction transverse.

Vous appréciez les postes polyvalents, qui nécessitent de gérer plusieurs sujets en parallèle et de travailler avec des interlocuteurs variés.

Votre parcours :

• Formation de niveau Bac +2 en administration, gestion, commerce ou domaine équivalent.
• Une première expérience en administration des ventes, gestion administrative ou assistanat polyvalent est souhaitée.
• Une expérience en environnement industriel constitue un véritable atout.

Vos compétences :

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et aisance dans l'utilisation d'un ERP.
• Capacité à suivre des dossiers, gérer les priorités et respecter les échéances.
• Une connaissance des processus RH administratifs, de la gestion des temps ou de la facturation serait appréciée.

Votre savoir-être :

• Rigueur, organisation et fiabilité.
• Bon relationnel et sens du service.
• Discrétion et respect de la confidentialité, notamment pour les sujets RH et comptable.
• Esprit d'équipe, réactivité et capacité à travailler en transversal.

Vous n'avez pas nécessairement exercé l'ensemble de ces missions : c'est votre capacité à apprendre, à vous organiser et à créer du lien entre les services qui fera la différence.