Assistant de Direction du Pôle International de Sports Équestres H/F - Haras National du Pin

Le Haras national du Pin, « Versailles du Cheval », est l'un des sites emblématiques de la filière
équine française. Son Pôle International de Sports Équestres (PISE) accueille chaque année
des compétitions nationales et internationales ainsi que de nombreux événements sportifs.
Afin d'accompagner son développement, le Haras national du Pin recrute un(e) Assistant(e) de
Direction du PISE, véritable bras droit du directeur, chargé(e) du pilotage administratif du Pôle
et du suivi opérationnel de missions stratégiques liées à l'organisation des compétitions.

Le Haras national du Pin, « Versailles du Cheval », est l'un des sites emblématiques de la filière
équine française. Son Pôle International de Sports Équestres (PISE) accueille chaque année
des compétitions nationales et internationales ainsi que de nombreux événements sportifs.
Afin d'accompagner son développement, le Haras national du Pin recrute un(e) Assistant(e) de
Direction du PISE, véritable bras droit du directeur, chargé(e) du pilotage administratif du Pôle
et du suivi opérationnel de missions stratégiques liées à l'organisation des compétitions.

Votre poste et vos missions:
Sous l'autorité du directeur du PISE, vous assurez le bon fonctionnement administratif, financier et
organisationnel du Pôle.
Vous êtes le principal appui du directeur dans le suivi des dossiers, des conventions, des partenaires,
des exposants et des activités sportives du PISE.
Vous pilotez également deux missions essentielles à la réussite des compétitions :
· l'organisation du dispositif bénévoles ;
· l'organisation des remises de prix.
Pour mener à bien ces missions, vous encadrez directement une assistante événementielle, à laquelle
vous déléguez notamment la gestion opérationnelle des bénévoles pendant les concours ainsi que
l'organisation pratique des remises de prix.
En l'absence du directeur, vous assurez la continuité administrative et opérationnelle du service dans
le cadre des délégations accordées.

Mission 1 - Gestion administrative, financière et contractuelle du PISE
Vous êtes le référent administratif du PISE et contribuez à la sécurisation du fonctionnement du
Pôle. À ce titre, vous :
assurez le suivi administratif des activités et projets du PISE ;
préparez les conventions, courriers, notes, comptes rendus et dossiers de direction ;
participez à l'élaboration et au suivi budgétaire des activités et manifestations ;
assurez le suivi des devis, bons de commande, facturations et engagements financiers ;
suivez les conventions conclues avec les partenaires, exposants, prestataires et organisateurs;
mettez en place et actualisez les tableaux de bord de suivi d'activité ;
préparez les éléments de reporting nécessaires à la direction ;
veillez au respect des procédures administratives et des échéances ;
assurez l'interface avec les services administratifs, financiers, ressources humaines et
communication du Haras.

Mission 2 - Appui à l'organisation des compétitions et manifestations sportives
Sous l'autorité du directeur du PISE, vous :
participez à la préparation administrative des compétitions et événements ;
assurez le suivi administratif des partenaires, exposants et prestataires ;
préparez les dossiers nécessaires aux manifestations ;
participez aux réunions préparatoires et aux bilans d'événements ;
assurez une présence opérationnelle sur les concours ;
contribuez à la résolution des problématiques rencontrées pendant les manifestations ;
assurez la coordination administrative entre les différents intervenants mobilisés.
Le pilotage général des compétitions, la logistique événementielle, la programmation sportive
et les arbitrages opérationnels relèvent du directeur du PISE.

Mission 3 - Gestion des bénévoles, remises de prix et encadrement de l'assistante événementielle
Vous êtes responsable de l'organisation du dispositif bénévoles du PISE ainsi que de l'organisation
des remises de prix des compétitions. À ce titre, vous :
pilotez l'organisation générale du dispositif bénévoles ;
définissez les besoins, les modalités d'organisation et les plannings ;
supervisez l'organisation des remises de prix et le suivi des lots ;
veillez à la bonne préparation et au bon déroulement de ces missions lors des compétitions;
assurez l'encadrement direct de l'assistante événementielle.
Sous votre autorité, l'assistante événementielle assure principalement :
la gestion opérationnelle des bénévoles lors des concours ;
l'organisation pratique des remises de prix ;
l'appui aux animations et actions événementielles associées aux compétitions.
Vous définissez ses priorités, planifiez son activité, contrôlez la réalisation des missions confiées
et veillez à son accompagnement professionnel.

Mission 4 - Appui à la direction et suppléance
En tant que principal collaborateur du directeur du PISE, vous :
préparez et suivez les dossiers stratégiques du Pôle ;
participez aux projets transversaux du Haras ;
assurez le suivi des décisions prises par la direction ;
représentez ponctuellement le PISE auprès des partenaires et interlocuteurs institutionnels
assurez la continuité du fonctionnement administratif et opérationnel du service en cas
d'absence du directeur.

Savoir et savoir faire :
Excellentes capacités d'organisation.
Solides compétences administratives et financières.
Qualités rédactionnelles reconnues.
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers.
Sens de l'organisation et des priorités.
Aptitude à coordonner des équipes et des partenaires.
Réactivité et autonomie.
Anglais souhaité

Savoir être :
Rigueur.
Sens des responsabilités.
Diplomatie.
Discrétion.
Polyvalence.
Excellent relationnel.
Esprit d'équipe.
Sens du service.
Profil

Profil Requis :

Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, management, événementiel, management du sport
ou domaine équivalent.
Expérience souhaitée dans des fonctions administratives de coordination ou de gestion de
projet.
Expérience dans l'organisation d'événements sportifs, Equestre, culturels ou touristiques
appréciée.
Expérience dans l'encadrement d'équipes ou la coordination de projets appréciée.
Permis : B exigé