Assistant·e de Direction Senior H/F - Défenseur des Droits (DDD)

Le Secrétariat Général (SG) a autorité sur les 7 directions de l'institution.

Garant du bon fonctionnement des services, du pilotage et de la mise en oeuvre des priorités et de l'animation transversales des services, le SG assure également la cohérence et la transversalité des positions de l'Institution ainsi que de ses productions juridiques et décisions. Il propose et met en oeuvre la stratégie d'action du Défenseur des droits.

Le Secrétariat général est composé de la Secrétaire générale, de trois conseillères et conseillers, d'une chargée de mission, d'une cheffe de projet, d'une gestionnaire et d'une assistante de direction.

Placé/e sous la responsabilité hiérarchique directe de la Secrétaire générale, l'assistant(e) est chargé/e de:

Gérer l'agenda de la Secrétaire générale, organiser les rendez-vous et planifier les réunions en fonction des priorités et échéances

Préparer les documents ou les dossiers nécessairesà la tenue de ces rendez-vous et réunions

Filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques

Gérer les alertes relatives au traitement des affaires urgentes

Rédiger, mettre en forme tout document /courrier et veiller à leur transmission

Réceptionner et assurer la ventilation des courriers et parapheurs

Assurer la gestion de la transmission des documents en respectant les délais et en assurant leur traçabilité

Suivre des projets ou des dossiers

Assurer l'interface entre les services, les interlocuteurs extérieurs, le cabinet et les autres membres de la gouvernance

Réserver les salles de réunion et les équipements informatiques

Procéder à l'archivage, au classement des documents

Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées

Suivre l'avancement des courriers sur le logiciel Agora et procéder aux signatures électroniques

Organiser et gérer les déplacements et frais de mission

Gérer les fournitures

Bac ou Bac +2 et expérience professionnelle confirmée dans des fonctions similaires au sein d'administration complexe et sensible.

· Rigueur

· Autonomie et sens de l'organisation

· Capacité d'anticipation et de gestion des priorités

· Capacité de travail en équipe

· Aptitudes rédactionnelles et de synthèse

· Confidentialité, discrétion et loyauté

· Maîtrise des outils informatiques

· Aptitudes relationnelles et de communication, diplomatie

· Capacité à rendre compte

En raison de l'importance et de la transversalité des contacts avec l'ensemble des services de l'Institution et de l'assistance permanente auprès de la Secrétaire générale, ce poste requiert une grande disponibilité.