Assistant de Gestion H/F - Infotel

Infotel Conseil accompagne les directions Informatiques et Métiers des grandes entreprises depuis plus de 45 ans (Airbus, BNP Paribas, Banque de France, BPCE, Air France, Arkéa, Stellantis, etc.). C'est aujourd'hui plus de 3 100 Infotéliens qui ont rejoint le groupe en France (Paris, Toulouse, Lyon, Bordeaux, Lille, Rennes, Nantes, etc.) et à l'étranger (UK, Monaco, Allemagne, US, Canada, Inde, Maroc). Nous avons ainsi réalisé en 2024 un chiffre d'affaires de 294,8 M€.

Infotel Conseil, spécialiste des projets IT, intervient pour ses clients sur la gestion et l'évolution de leur patrimoine informatique. Retrouvez nos informations sur www.infotel.com.

• Objectif

Rattaché(e) au Directeur d'Agence, l'Assistant(e) d'Agence est l'interface entre le siège, les équipes commerciales, les consultants, les sous-traitants et les clients. Véritable relais administratif de l'agence, il/elle assure le bon fonctionnement des activités administratives, commerciales et opérationnelles, tout en contribuant à la qualité de service apportée aux collaborateurs et aux clients

• Principales activités

1. Gestion administrative clients et sous-traitance

• Création et suivi des projets dans les outils internes.
• Intégration administrative des consultants et mise à jour des informations contractuelles (tarifs, dates, périmètre de prestation, avenants, etc.).
• Suivi administratif des prestations en collaboration avec les équipes commerciales.
• Collecte et contrôle des Comptes Rendus d'Activité (CRA) ainsi que des éléments nécessaires à la facturation.
• Préparation, contrôle, édition et envoi des factures clients dans le respect des processus internes et des exigences spécifiques de chaque client.
• Gestion des différents modes de facturation ainsi que des plateformes et portails clients.
• Contrôle et suivi des états de gestion (activité, encours, marge, historique des prestations, etc.).
• Suivi du recouvrement : relance des factures échues, traitement des litiges et identification des blocages de paiement.
• Suivi des échéances contractuelles : démarrages et fins de mission, renouvellements, évolutions tarifaires et avenants.
• Collecte, contrôle et suivi des documents administratifs des sous-traitants et vérification de leur conformité.
• Suivi administratif des prestations réalisées par les sous-traitants.
• Réception, contrôle et validation des factures fournisseurs et sous-traitants en cohérence avec les prestations réalisées et les éléments contractuels.
• Contrôle et refacturation des frais de déplacement.

2. Gestion administrative RH des collaborateurs

• Gestion administrative des absences (congés payés, RTT, arrêts de travail, etc.).
• Rédaction et suivi des avenants de télétravail.
• Création et mise à jour des accès des nouveaux collaborateurs dans les différents outils internes.
• Organisation et suivi des visites médicales.
• Collecte et contrôle des notes de frais.
• Saisie et suivi des primes, astreintes et interventions exceptionnelles.
• Gestion administrative des déclarations d'accident du travail et de trajet.
• Organisation et réservation des déplacements professionnels.

3. Gestion de la vie de l'agence

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Gestion des fournitures et consommables de l'agence.
• Suivi des prestataires et fournisseurs intervenant dans les locaux.
• Contrôle, validation et suivi des factures fournisseurs de l'agence avant mise en paiement.
• Gestion et suivi du parc informatique et du matériel de l'agence.
• Prise en compte et traitement des demandes des collaborateurs.
• Gestion et attribution des badges, accès et habilitations nécessaires.
• Participation à la bonne organisation et au bon fonctionnement quotidien de l'agence.

De formation supérieure (Bac +2) en gestion, vous justifiez d'une première expérience d'au minima 3 ans sur un poste similaire avec des connaissances approfondies :

• En gestion commerciale et process de facturation
• En gestion administrative RH
• Avancées des outils bureautiques
• En logiciels de gestion

Au-delà de vos compétences, nous recherchons une personne :

• Organisée et rigoureuse
• Qui a le sens du relationnel et du service
• Réactive et proactive
• Discrète
• Capable de gérer les priorités
• Capable de travailler en équipe
• Autonome