Lyon 1 Université - Secrétaire de Département H/F - Service Public

Le département Génie Électrique et Informatique Industrielle (GEII) de l'IUT Lyon 1, situé sur le site de Gratte-Ciel à Villeurbanne, accueille environ 500 étudiantes et étudiants en BUT GEII. Il compte 45 personnels permanents et fait appel à environ 70 vacataires extérieurs. Le secrétariat du département, composé de deux agents, assure l'assistance administrative du chef de département, la gestion administrative des études et des étudiants ainsi qu'une partie de la gestion financière du département. Le poste est proposé à 50 % pour assurer le remplacement d'un agent momentanément absent.

Missions principales :

Pendant l'absence de la titulaire du poste, et sous l'autorité du chef de département, l'agent assure en priorité la gestion des commandes et le suivi financier du département GEII dans Sifac. Selon le temps disponible, il ou elle apporte un appui à la gestion administrative du département.

Activités :

• Saisir les demandes d'achat et les bons de commande dans Sifac, dans le respect des règles de la commande publique et des marchés de l'université
• Assurer le lien avec les fournisseurs, réceptionner les commandes et constater le service fait
• Suivre les factures et les dépenses du département, alimenter les tableaux de suivi budgétaire
• Traiter les demandes d'achat des enseignants et les ordres de mission
• Accueillir et renseigner les étudiants, les enseignants et les interlocuteurs extérieurs
• Participer au suivi des dossiers des vacataires en lien avec les services centraux
• Apporter un appui ponctuel à la gestion de la scolarité et à l'assistance au chef de département

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

• Sifac (module achats / commandes)
• Suite bureautique (tableur, traitement de texte
• Outlook

Compétences opérationnelles :

• Gérer son activité dans un calendrier contraint
• Appliquer des procédures et des règles
• Rendre compte
• Maîtriser les outils bureautiques (tableur, traitement de texte), La maîtrise SIFAC (module achats / commandes) serait un plus

Connaissances :

• Fonctionnement des administrations publiques et de l'enseignement supérieur
• Règles de la commande publique et de la comptabilité publique
• Techniques d'élaboration de documents et de communication
• Diplôme : baccalauréat ; formation souhaitée en secrétariat ou gestion administrative.
• Une expérience dans l'enseignement supérieur serait appréciée

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation
• Rigueur et fiabilité
• Sens relationnel et du service
• Autonomie et discrétion