Assistant Administratif H/F - Vls France

Missions principales
Accueil des clients
- Accueillir les clients au bureau, sur rendez-vous ou sans rendez-vous.
- Recueillir leurs besoins et les orienter vers le bon interlocuteur.
- Créer la fiche client dans le CRM : coordonnées, situation, démarche demandée.
Gestion documentaire
- Scanner et photocopier les pièces fournies par les clients.
- Classer les documents numérisés dans la fiche client du CRM.
- Vérifier, à l'aide d'une liste de pièces, que le dossier est complet et signaler les pièces
manquantes.
Gestion des rendez-vous
- Planifier, confirmer et rappeler les rendez-vous.
- Tenir à jour l'agenda de l'équipe.
Relation client à distance
- Répondre aux appels téléphoniques.
- Répondre aux messages WhatsApp sur le compte professionnel de l'entreprise.
- Prendre les messages et les transmettre au dirigeant ou au bon interlocuteur
Suivi des dossiers
- Suivre l'avancement des dossiers dans le CRM.
- Informer les clients de l'état d'avancement de leur dossier.
- Signaler au dirigeant les échéances et dossiers urgents.
Limites du poste et confidentialité
Le poste est administratif et relationnel : il ne comprend pas de conseil juridique.
- La personne informe les clients de l'avancement de leur dossier, mais ne se prononce pas
sur le fond de leur situation ni sur les suites à donner.
- Toute question de fond est transmise au dirigeant.
- Les documents traités (pièces d'identité, justificatifs personnels) sont confidentiels. Le
poste exige une discrétion absolue et le respect des règles de protection des données
(RGPD).
- Les échanges avec les clients passent uniquement par les outils de l'entreprise (CRM,
téléphone et compte WhatsApp professionnels).

Profil recherché
Formation et expérience
- Niveau Bac à Bac +2 en secrétariat, assistanat ou gestion administrative (Bac pro AGOrA,
BTS SAM, titre professionnel Secrétaire assistant, ou équivalent).
- Une première expérience en accueil, secrétariat ou relation client est appréciée. Les
débutants motivés sont acceptés.
Compétences
- Aisance avec l'outil informatique : CRM, messagerie, bureautique, scanner.
- Bonne expression orale et écrite en français.
- Organisation et rigueur dans la saisie et le classement.
- Capacité à gérer plusieurs demandes en même temps (accueil, téléphone, messages).
Qualités humaines
- Sens de l'accueil, patience et écoute, face à un public parfois inquiet ou en situation
difficile.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Fiabilité et ponctualité.
Atouts appréciés
- Pratique d'une ou plusieurs langues étrangères parlées par la clientèle.
- Connaissance des démarches administratives françaises

Experience: 12 Mois

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres enseignements