Assistant de Direction H/F - Service Public

La Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations (DDETSPP) des Deux-Sèvres est pilotée par un directeur avec deux directeurs adjoints.
Composée de 143 agents - dont une partie est répartie dans les 8 abattoirs du département.
La DDETSPP 79 est située rue de l'Hôtel de Ville à Niort (à 10 minutes à pied de la gare).

L'assistant(e) de direction est responsable de l'organisation et de la coordination des tâches administratives et de secrétariat pour les directeurs.
Lui sont également confiées des missions en matière de communication interne (mise en forme et diffusion de messages et d'informations à destination de la communauté de travail).
Il/elle est chargé(e) de garantir un niveau élevé d'efficacité et de confidentialité dans la gestion des informations, des dossiers et de la correspondance.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
- Gérer la boîte mail des directeurs, agendas, appels téléphoniques, organisation des déplacements et assurer une veille de la presse
- Assurer la rédaction, mise en forme, diffusion des courriers, notes, publication au recueil des actes administratifs en lien avec les services de la Préfecture
- Suivre les demandes du corps préfectoral et les courriers réservés
- Participer activement à tout projet relatif à la communauté de travail de la DDETSPP (mise à jour internet, intranet, message d'information aux agents sur tout support...) en collaboration avec le Secrétariat général commun départemental
- Organiser les réunions et autres événements en lien avec la direction (y compris la réservation de salles, les visioconférences, les temps de convivialité)
- Assurer la prise de notes en réunion aux fins de rédaction d'un compte-rendu et suivi des décisions prises, mise à jour documents (organigramme, affiches ...)
- Apporter un appui temporaire sur des missions prioritaires


CHAMP RELATIONNEL :
- Tous les agents de la DDETSPP
- Secrétariat du corps préfectoral
- SGCD et services de la préfecture
- Autres administrations départementales/régionales/centrales

SAVOIRS :
- Discrétion et confidentialité ;
- Rigueur et initiative ;
- Réactivité, anticipation,
- Capacité à travailler dans des délais contraints ;
- Ecoute et d'empathie ;
- Intérêt pour les missions de la DDETSPP
- Courtoisie et diplomatie

SAVOIR-FAIRE :
- Organisation
- Capacités rédactionnelles confirmées
- Compétences bureautiques solides et maîtrise des outils informatiques
- Adaptabilité et polyvalence

Aptitudes au travail en équipe dans un cadre hiérarchique et /ou en réseau