Chargée de Relations aux Usagers - Mairie de Cordemais H/F - Communes

Assurer un accueil de qualité auprès des usagers et permettre une gestion optimale des dossiers les concernant

ACCUEIL MAIRIE
- Accueillir, informer, orienter et accéder aux demandes des usagers
- Accompagner les usagers dans leurs démarches
- Répondre, en première intention, aux demandes des usagers concernant les 4 autres postes du service (CNI, Passeports, urbanisme, parc locatif et CCAS) et leur transmettre les demandes n'ayant pu être traitées.
- Ouverture du courrier et enregistrement
- Gestion du courrier à affranchir
- Gestion de la boîte mail « mairie » : tri des messages, transfert aux services.
- Transfert des signalements reçus sur l'application vers fluxnet
- Répondre aux demandes d'information des élus, de la Direction et des agents dans les domaines affiliés à leurs missions
- Établir et suivre les documents de formalités diverses
- Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information
- Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public
- Apporter une assistance logistique (aide utilisation copieur et photomaton)

AGENCE POSTALE
- Vente des différents produits proposés par la poste : timbres, enveloppes prêtes à poster, boîte colis...
- Assurer le dépôt des objets y compris recommandés
- Traitement des retraits de lettres et de colis en instance
- Traitement du dépôt des procurations courrier
- Réalisation les contrats de réexpédition du courrier
Service financier : gérer les retraits d'espèces sur compte courant postal et les livrets d'épargne

ETAT-CIVIL (en suppléance)
- Rédaction des différents actes (naissance, reconnaissance, décès, mariage, changement de nom, de prénom) rectification des actes, gestion des mises à jour, parrainage civil, gestion des dossiers de PACS y compris la signature de la convention, l'organisation des différentes cérémonies.

GESTION DU CIMETIÈRE (en suppléance)
- Gestion des inhumations en lien avec les familles et les pompes funèbres.
- Réception des familles
- Attribution, renouvellement et reprise de concession.
- Gestion des travaux

Intérêts, contraintes, difficultés du poste :
- Participation au Plan Communal de Sauvegarde
- Disponibilité supplémentaire pour réunions et évènements particuliers de la commune.
- Gestion de situations de conflit avec les usagers
- Travail le samedi matin (1 samedi sur 2) et le mercredi
- Ponctuellement, aménagement des horaires pour tenir compte des conditions climatiques (alerte rouge canicule notamment)

Tâche ponctuelle : état des lieux des salles communales en l'absence du vaguemestre et de la responsable gestion des salles

Savoirs :
- Connaissances de l'environnement territorial
- Connaissance du droit civil et funéraire

Savoirs faire
- Maîtrise du Pack Office
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise logiciel Arpège (Mélodie Opus et Maestro) et Gescime

Savoirs être
- Sens du service public
- Discrétion, neutralité, confidentialité
- Excellente présentation
- Aisance relationnelle, patience, pédagogie
- Réactivité
- Grande rigueur et sens de l'organisation et de la responsabilité
- Capacité à travailler en équipe Sens de la communication et de l'interaction
- Disponibilité, ponctualité