Assistant Exécutive - Office Manager Senior H/F - Vivacy

L'entreprise

Vivacy, acteur de premier plan dans le domaine de l'esthétique médicale et de l'anti-âge a été fondée en 2007. Cette société française de renom s'est rapidement spécialisée dans la création, la production et la distribution de dispositifs médicaux de pointe à base d'acide hyaluronique.

Vivacy, présente dans plus de 75 pays à travers le monde, s'est construite une place importante dans le monde de l'esthétique médicale.

Depuis la création de notre entreprise nous partageons des valeurs d'esprit d'équipe, de solidarité, d'engagement et de confiance.

Entreprise dynamique de plus de 350 collaborateurs dans le monde, nous recherchons de nouveaux talents pour intégrer nos équipes qui sauront apporter une réelle valeur ajoutée.

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un/une Assistant/e Exécutive/Office Manager Senior pour notre site de Paris (XVIème).

Véritable bras droit de la Direction et pilier de la vie du bureau parisien, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement du site, la qualité de l'expérience collaborateur et l'accompagnement des dirigeants au quotidien.

Avec des fonctions d'assistanat exécutif, d'office management et de coordination de projets transverses, vous évoluez dans un environnement exigeant, stimulant et à forte dimension relationnelle.

Vos missions

Assistanat exécutif auprès de la Direction

Vous accompagnez le CEO, le CFO et les membres du Comité de Direction dans la gestion de leur activité quotidienne :

• Gérer des agendas et des priorités complexes
• Organiser des déplacements professionnels
• Préparer, coordonner et assurer le suivi des réunions de Direction

Relations institutionnelles et investisseurs

• Assurer la coordination et le suivi de la relation avec la maison mère
• Préparer les éléments nécessaires aux échanges et réunions

Support commercial et relation clients

• Gérer les déclarations de conventions dans le respect des obligations réglementaires
• Accueillir et coordonner les visites clients sur le site parisien
• Assurer une interface fluide avec les équipes commerciales

Gestion des moyens généraux

• Gérer les achats de fournitures, équipements et stocks du bureau
• Passer et suivre les commandes auprès de prestataires
• Veiller au bon fonctionnement quotidien des locaux et équipements

Office Management

• Accueillir les visiteurs (sur site et téléphonique)
• Accompagner les collaborateurs dans leurs besoins quotidiens
• Contribuer à la qualité de vie et au bien-être au travail

Vie du site et communication interne

• Organiser des événements internes, réunions, séminaires et temps forts d'équipe
• Participer à l'animation de la communauté interne
• Contribuer aux initiatives favorisant la cohésion et l'engagement des collaborateurs

Support transverse

• Soutenir ponctuellement les fonctions support, notamment sur des aspects juridiques
• Coordonner des sujets transverses selon les besoins de l'organisation

Profil recherché

Formation

• Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion, administration ou domaine équivalent

Expérience

• Expérience significative d'au moins 5 ans en assistanat de direction et/ou office management
• Expérience acquise dans un environnement exigeant, auprès de Cadres Dirigeants

Compétences techniques

• Excellente maîtrise du Pack Office
• Très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse
• Gestion simultanée de multiples priorités
• Organisation d'événements et coordination logistique
• Maîtrise des enjeux de confidentialité et des environnements de Direction générale
• Anglais professionnel

Qualités personnelles

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre sens aigu de la confidentialité et votre discrétion absolue
• Votre réactivité et votre capacité d'anticipation
• Votre excellent relationnel
• Votre sens du service et votre orientation client interne

Nous rejoindre

En rejoignant Vivacy, vous intégrez une entreprise proactive attachée au bien-être de ses salariés, le tout, dans une ambiance de travail conviviale et dynamique!

Nous accordons une place importante à la qualité de vie au travail et au développement de l'ensemble de nos collaborateurs. Labellisée Entreprise Apprenante' en 2024, la formation et l'intégration sont également au coeur de notre culture.

Vivacy s'engage au quotidien pour la réduction de son impact environnemental au travers d'une stratégie de durabilité ambitieuse et des actions concrètes.