Un·e Assistant·e Administratif·ve - Service Petite Enfance H/F - Ca Arche Agglo

Date limite de candidature : 15/11/2026 - Poste à pourvoir : 04/01/2027
/!\ Afin d'optimiser votre candidature, votre lettre de motivation devra refléter qui vous êtes, ce qui vous anime et en quoi vos compétences peuvent être transposables dans le poste proposé.

Missions :
Gestion des pré-inscriptions en crèche
- Vérifie et valide les pré-inscriptions via le portail famille, ou saisit les formulaires « préinscriptions papiers ». Pendant la première année de déploiement du logiciel (phase de test), assure la tenue et la mise à jour des listes sous Excel
- Assure la mise à jour régulière de la liste
- Assure le suivi des statistiques des listes d'attente
- Contribue à la préparation des admissions en crèche, en appui à la chargée comptable avant validation hiérarchique
- Informe les familles de l'attribution d'une place en crèche, par téléphone et par courrier (et par courrier si aucune place attribuée)

Gestion des accueils d'urgence : Assure le suivi administratif des demandes en lien avec les
interlocutrices compétentes

Gestion des places réservées
- En qualité d'interlocutrice privilégiée du Département, assure le suivi des demandes de places réservées
- Participe à la préparation de la facturation trimestrielle, en coordination avec la chargée comptable
- Assure la coordination avec les directrices de crèches pour le suivi des places réservées
- Rédige les bilans relatifs à la gestion des places réservées
- Participe aux réunions en lien avec cette activité

Suivi des stagiaires et alternants
En lien avec l'adjointe à l'accueil collectif :
- Recense les demandes de stage et envoie les réponses aux candidats à partir de modèles de mail prédéfinis
- Participe à la planification des périodes d'accueil des stagiaires, en lien avec les directrices de crèches et les animatrices de Relai Petite Enfance
- Assure les échanges avec les établissements de formation
- Assure la gestion des conventions de stage et le suivi administratif des stagiaires (absences, documents administratifs, etc.).
- Assure l'interface avec la direction des RH pour les stages de longue durée et les contrats d'apprentissage

Gestion des bons de commandes
Gestion des commandes et des dépenses de fonctionnement, hors marchés, des crèches :
- Établit les bons de commande relatifs aux dépenses de fonctionnement des crèches, hors marchés publics, dans la limite des budgets alloués et des crédits disponibles
- Assure la gestion administrative des contrats de session (animation par des prestataires extérieurs,.) et des documents réglementaires associés (attestations d'honorabilité, extraits de casier judiciaire, etc.)
- Enregistre les bons de commande dans les outils de suivi financier et veille au respect des crédits disponibles
- Assure l'interface avec les médecins des crèches pour le suivi de la facturation

Gestion des commandes et suivi financier des marchés publics :
- Etablit les bons de commande dans le cadre des marchés publics relatifs au fonctionnement des structures Petite Enfance (fournitures administratives, couches, entretien et réparation de l'électroménager, etc.)
- Assure l'enregistrement et le suivi des bons de commande liés aux marchés publics
- Assure le suivi financier des marchés publics propres à la Petite Enfance et contribue au suivi des marchés transversaux concernant ce secteur

MISSIONS SPÉCIFIQUES :
- Assure le classement informatique et l'archivage des documents liés à ses missions
- Participe à la préparation des réunions et commissions et assure la rédaction des comptes rendus lorsque sa présence est requise

Temps de travail : 28 heures hebdomadaires réparties sur 4 jours les lundi, mardi, mercredi et jeudi
Avec possibles réunions en soirée

Candidatures (CV + lettre de motivation) en privilégiant l'envoi par courriel sur : ****@****.**

Experience: 1 An(s) - Si possible dans le secteur public

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Utilisation de logiciels spécialisés,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques,Assurer la gestion administrative d'une activité,Accueillir, orienter, renseigner un public

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.