Chargé d'Accueil et Secrétariat - Cdc du Limouxin H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

La Communauté de Communes du Limouxin recrute un/e chargé/e d'accueil et secrétariat

Sous l'autorité de la Directrice du service.
Accueil physique et téléphonique du public :
* accueillir le public
* prendre les messages
* s'exprimer clairement et reformuler les demandes
* recevoir, filtrer, orienter et renseigner tout public
* utiliser un standard téléphonique
* traiter les mails
* gérer le planning des rdv (Google agenda, gestion de 3 plannings)
* copies de documents en cas de besoin pour les porteurs de projets
* orienter vers les personnes et services compétents
* tenir à jour un cahier de courrier
Administration générale :
* gérer un planning de réservation de salle de réunions ou bureaux
* gérer le planning des congés du personnel de la Pépinière
* gérer les Baux précaires de mise à disposition de bureaux, ateliers, salles de réunions
* gérer les attestations d'assurances pour les locaux loués
* facturer les loyers et prestations des conventionnés
* engager des bons (logiciel CIRIL)
* gérer les commandes (papeteries, produits d'entretiens...)
* classement et archivage
* impression agendas semainier du personnel Pépinière
* gérer et vérifier les livraisons des locataires (connaître les codes alarmes du PRAE)
* utiliser une machine à affranchir
* Gestion du photocopieur (création de compte)
Gestion et affichage d'informations :
* diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
* rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Gestion du bâtiment : * contacter les différents fournisseurs pour les problèmes de maintenance (chauffage/climatisation/portail/internet...)

- sens du contact et de la communication
- capacité d'adaptation
- discrétion professionnelle
- maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
Aptitudes requises :
- sens de l'écoute et de l'observation
- autonomie
- capacité à travailler en équipe
- être disponible
- dynamisme, réactivité
- respecter le droit de réserve
- empathie et diplomatie